Alapok
Ebben a modulban lehet egy Kölcsönzés adatlapját megnézni, szerkeszteni.
Két esetben is használhatjuk: új kölcsönzés készítésekor, illetve meglévő kölcsönzés szerkesztésekor.
Új kölcsönzés készítésekor a Kölcsönző program felajánlja az ügyfelek listáját, melyből ki lehet választani az ügyfelet.
Az ablakban keresni, szűrni és rendezni lehet bármely adatmező szerint. A Navigáló gombsor segítségével is lehet lépegetni. Kattinson ide a Navigáló gombsor leírásához.
Ezután felugrik egy ablak, melyben opcionálisan további adatokat adhatunk meg, amennyiben szükséges:
Ha módosított valamilyen adatlapot, kattintson a zöld pipa gombra bezárás előtt. Ha nem módosított semmit, csak kattintson a Bezár gombra.
Ezután a Kölcsönző program megjeleníti a teljes kölcsönző adatlapot.
Kattintson a lenti képre, ha teljes méretben szeretné látni!
Két fő részből áll az ablak:
- A felső részben láthatjuk a kölcsönzés adatait.
- Az alsó táblázat a “Kosár”, itt láthjuk a kölcsönzés tételeit.
A táblázatban használhatjuk a Navigáló gombsort. Kattinson ide a Navigáló gombsor leírásához.
Tételek felvitele
Ha új terméket szeretnénk felvinni, kattintsunk a Navigáló gombsor + gombjára, vagy nyomjuk le az Insert gombot a billentyűzetünkön.
Ekkor megjelenik a termék kiválasztás ablak:
A termék kiválasztás ablakban keressen rá bármely oszlop szerint arra a termékre, melyet be szeretne tenni a kölcsönzésbe és kattintson a Kiválaszt gombra.
Ezt a lépést annyiszor ismételje meg, ahány terméke van.
Kölcsönzés véglegesítése
Kattintson a Véglegesítés gombra.
StarSoft Kölcsönző program alapok, Kölcsönző szoftver kezelése
Haladóknak
Státusz
Egy kölcsönzésnek az alábbi státuszai lehetnek: Árajánlat, Lefoglalva, Kölcsönözve,Visszahozva, Lezárt.
A státuszt csak egy irányba lehet módosítani például Kölcsönözve státuszból nem lehet Árajánlat státuszba tenni.
Működés
- Amikor “Árajánlat” státuszban van a kölcsönzés, a tételek nincsenek kihatással a termék törzsre.
- A “Lefoglalt” státuszú kölcsönzés szintén nincs kihatással a termék törzsre. Az “ütközés” ellenőrzésben van szerepe, hogy a kölcsönző szofter kezelője lássa, hogy nem adta-e ki esetleg ugyanazt a terméket ugyanarra a periódusra, egy másik ügyfélnek.
- Ha a kölcsönzést “Kölcsönözve” státuszba tesz a felhasználó, a Kölcsönző program fizikailag levonja a raktár készletből. Más szavakkal: lecsökkenti a raktárkészletet.
- Ha a kölcsönzést “Visszahozva” státuszba tesz a felhasználó, a Kölcsönző program visszateszi a visszahozott tételeket a visszahozott darabszámmal (lehet, hogy az ügyfél 10-et kölcsönzött, de 9-et hozott csak vissza). Fontos, hogy a státusz váltás előtt módosítsuk a visszahozott mennyiséget!
A “Visszahozva” státuszban levő kölcsönzéshez nem lehet új tételeket hozzáadni, vagy törölni. Státuszt sem lehet változtatni. - A “Lezárt” állapotban levő kölcsönzést ugyanúgy nem lehet szerkeszteni, mint a Visszahozva státuszt. Akkor szokták használni, ha egy kölcsönzés nem fejeződött be, de már nem kell vele foglalkozni: például az árajánlatot nem fogadta el az ügyfél, ezért lezárják a kölcsönzést.
Összefoglalva csak a “Kölcsönözve” és a “Visszahozva” és a státuszok módosítják a készletet.
Gombok / Menüpontok / Vezérlők
Nyomtatványok: Különböző előre elkészített nyomtatványokat lehet kinyomtatni képernyőre, nyomtatóra, vagy pdf formátumba.
Ütközés ellenőrzés: Megnézi, hogy a kijelölt termék ütközik-e a kölcsönzés időszakára egy másik kölcsönzéssel.
Kölcsönzési infó: A kijelölt terméknek megmutatja az eddigi kölcsönzési naplóját, táblázatos formátumban
E-mail:
–Árajánlat küldése a kijelölt ügyfélnek: Elküldi a kölcsönzési árajánlatot a kijelölt kapcsolattartó személyeknek. Be lehet állítani, hogy kik legyenek az e-mail fő címzettjei és kik kapjanak másolatot.
A Kölcsönző program az e-mailhez csatolja az ajánlatot Pdf formátumban.
–Megrendelés visszaigazolása a kijelölt ügyfélnek: Elküldi a megrendelés visszaigazolását a kijelölt kapcsolattartó személyeknek. Be lehet állítani, hogy kik legyenek az e-mail fő címzettjei és kik kapjanak másolatot.
A Kölcsönző program az e-mailhez csatolja a a megrendelést Pdf formátumban.
–Lista az emailek küldéséről: Táblázatos formátumban megjeleníti a már elküldött e-maileket. A kijelölt e-mailt meg lehet nyitni csak olvasható formátumban, ha fel van telepítve egy Windows alapú Email program a számítógépre pl. Outlook vagy Thunderbird (paraméterezve nyitja meg)
Kezelők: A kölcsönzés minden termékéhez egy, vagy több kezelőt rendelhetünk. Ennek akkor van értelme, ha egy kölcsönadott eszközt csak a saját, hozzáértő személyzetünk üzemeltetheti például egy ugrálóvár, vagy egy körhinta. A kiválasztott eszközkezelő személy hozzáadásakor a Kölcsönző program kitölti az eszközkezelő korábban elmentett órabérét, de felül lehet bírálni.
Csatolmányok: Itt lehet állományokat csatolni a kölcsönzéshez.
Számlázás: A Kölcsönző program meghívja a számlázás ablakot és automatikusan kitölti az ügyfél adatait és a kölcsönzés tételeit.
Szállítók kiválasztása: Egy vagy több szállítót lehet a kölcsönzéshez adni. A Kölcsönző program a szállító kiválasztásánál beemeli a szállító telefonszámát, e-mail címét, ajármű nevét és rendszámát is.
Kölcsönzés egyéb információ: Ablakos formátumban meg lehet nézni és módosítani ezeket az adatokat: Érkezés, elkészülés, záró és bontási időpontokat, Megrendelő kapcsolattartót és telefonszámát, Megrendelő helyszíni kapcsolattartót és telefonszámát,saját kapcsolattartót és telefonszámát, Rendezvény kapcsolattartót és telefonszámát, teljesítés időpontját és teljesítés keltét.
Ezek a beállítások módosítják a Kölcsönzés modul viselkedését
- Alapértelmezett betöltési beállítások / Új kölcsönzés alapértelmezett megjegyzés
Ha ki van töltve, új kölcsönzés létrehozásánál ez lesz a kölcsönzés megjegyzése. - Alapértelmezett betöltési beállítások / Kölcsönzési ár %
A Bevételezéshez kapcsolódik. Ha bevételezünk egy új terméket, az Ügyviteli program a bevételezési árra ráteszi ennek a százaléknak az értékét és felajánlja kölcsönzési árnak. - Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés nyomtatvány kiválasztás
Itt lehet kiválasztani, hogy melyik kölcsönző nyomtatvány legyen az alapértelmezett. - Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés árajánlat nyomtatvány kiválasztás
Itt lehet kiválasztani, hogy melyik kölcsönző árajánlat nyomtatvány legyen az alapértelmezett.
- Kölcsönzés fejléc / lábléc / Átvételi elismervény: 2 oldal
Akkor érdemes használni, ha a Kölcsönző program által kinyomtatott átvételi elismervényünk ráfér egy oldalra és a második oldalra egy fix, formázott szöveget szeretnénk mindig nyomtatni. Duplex nyomtató esetén használható jól (vagyis ha a nyomtatónk a lap mindkét oldalára képes nyomtatni) - Kölcsönzés fejléc / lábléc / Szerződés fejléc
Itt lehet az alapértelmezett szerződés fejlécet beállítani. - Kölcsönzés fejléc / lábléc / Szerződés lábléc
Itt lehet az alapértelmezett szerződés láblécet beállítani.
- Kölcsönzés fejléc / lábléc / Animátorok (kölcsönzéshez)
Itt lehet kiválasztani, hogy a Kölcsönző program milyen státuszú felhasználókat ajánljon fel a kezelőkhöz (animátorokhoz). Az adatokat a Felhaszálók / Jogosultságok modulból nyeri ki.
- Kölcsönzés fejléc / lábléc / Animátorok órabére
Itt lehet a kezelők (animátorok) órabérét beállítani - Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés – raktár címe
Itt lehet a kölcsönző raktár címét beállítani - Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés – alap kaució
Itt lehet a kölcsönzés alap kaucióját beállítani - Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés – alap szállítási díj (oda-vissza)
Itt lehet a kölcsönzés teljes szállítási díját beállítani - Kölcsönzés fejléc / lábléc / Árajánlat küldéskor a következő felhasználók kapnak emailt
A Kölcsönző program emailt küld az itt felsorolt email címekre, árajánlat készítéskor. - Kölcsönzés fejléc / lábléc / Megrendelés küldéskor a következő felhasználók kapnak emailt
A Kölcsönző program emailt küld az itt felsorolt email címekre, megrendelés készítéskor. - Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés tartalmának változásakor emailt kap
A Kölcsönző program emailt küld az itt felsorolt email címekre, ha megváltozik a kölcsönzés tartalma.