Számlázás: számla készítés

Az alábbi téma a Számlázó programra és a Számviteli bizonylat készítő szoftverre egyaránt vonatkozik, mert hasonlóképpen működnek. 

Számla készítés ablak

Számlázó program: új számla készítése

Felső gombsor

  • Az első ikon az ablak és a rácsok (táblázatok) pozícióját menti el.
  • A második ikon az ablak és a rácsok (táblázatok) eredeti (alap) pozícióját (beállítását) állítja vissza.
    Ezáltal a beállított ablak mérete és pozíciója felülírásra kerül az alapbeállítás értékeivel.
  • Az Extra keresés gombra kattintva a program egy kis kereső ablakot hoz be, mely segítségével bármely adatmezőre kereshetünk, vagy szűrhetünk (akár szótöredékre is). Kattintson ide a részletekért.
  • Logó megjelenítése. Beállítható (pipa), hogy az első eredeti számlán, a második (másolaton). és harmadik (másolaton) nyomtatáskor a megjelenjen-e a céges logó.
    Előnye, hogy spórolni lehet a nyomtató tintával!
  • Forró billentyű leírás: Itt jelenik, meg a számlázáskor használható gyors billentyűk listája. Ez szoftver verziótól függően változhat.
  • Egyéb funkciók.Tartalma szoftver verziótól függően változhat.
    • Számla nyomtatvány kiválasztása. A szoftver verziótól függően kiválasztható az aktuális számla sablon. Több számla sablon közül választható ki.
      Ha nem látja ezt a menüpontot, akkor vagy az aktuális szoftver nem tartalmazza, vagy külön jogosultsághoz fűződik.
    • Tételek exportálása Excelbe: Számla sorok (tételek) – az alsó táblázat – exportálása excelbe
  • Előnézet. A nyomtatás előtt ellenőrizni lehet, hogy a kiválasztott termékek (alsó táblázat) adatai, az ügyfél adatai, fizetés módja (kp, átutalás stb…), dátumok, fejléc és lábléc beállítása rendesen megjelenik. Figyelem! Ebben a nézetben a számlán nem jelenik meg a számla sorszáma.
  • Véglegesítés.A program kinyomtatja a számlát. Hasonlóan az előnézethez, szoftver itt is kinyomtatja a számla összes adatát a beállításban megadott számlaformátumnak megfelelően, és a rendszer által generál egyedi sorszámszámmal látja el.
    Ezután a számla böngészésben megjelenik az elkészült számla.
  • Mégsem. Ha mégsem szeretnénk elmenteni a számlát, akkor válasszuk ezt a nyomógombot. A szoftver megkérdezi, hogy „Valóban megszakítja a számlázást?”, és ha az igen gombra klikkelünk, akkor a számla nem készül el. Minden bevitt adat eltűnik.

 

Szeretné bővíteni a jelenlegi szoftverét?   Nézzen körül a webshopunkban

 

Az ablakban két táblázatot láthatunk

  • A felső táblázatban láthatjuk a korábban felvitt termékeket. Itt lehet keresni a termékekben.
    A következő mezőket (oszlopokat) jeleníti meg:
    – Megnevezés: termék megnevezése
    – Eladási ár: termékeladási ára
    – Áfa%: termék áfa kategóriája (pl.: 27)
    – Csom.egys : termék csomagolási típusa, pl.: darab, csomag, kg …
    – Vtsz/Szj: Vámtarifaszám / Szolgáltatási jegyzék száma, ez termékekként megadhatóSzűrés termékre: A „szűrés” esetében csak azon termékek jelennek meg, amelyek tartalmazzák a megadott szó töredéket.Termék kiválasztása:
    – Ha sikerült kiválasztani azon terméket, amelyet számlázni szeretnénk, akkor az ENTER lenyomásával kiválasztásra kerül és megjelenik a számla sorok (tételek) (alsó) táblázatban.
    Az egér dupla klikkre is végrehajtódik a termék kiválasztása.
  • Az alsó táblázat a Számla sorok (tételek).
    A számla sorok (tételek) táblázatban megjelenő termékek kerülnek számlázásra.

    Számla sorok mezők (oszlopok) megnevezése:
    – Tétel: a termék (fenti) táblázat megnevezése
    – Nettó egységár: a termék eladási ára
    – Mennyiség: Itt lehet megadni a mennyiséget, melynek, alapértelmezett értéke mindig 1.
    – Csom.egys: termék csomagolási egysége (pl.: darab,doboz, kg …)
    – Áfa %: termék áfa kategóriája (pl.: 27)
    – Vtsz/Szj: Vámtarifaszám / Szolgáltatási jegyzék száma, ez termékekként megadható
    – Nettó összeg: Nettó egységár * mennyiség
    – Bruttó összeg: (Nettó egységár * mennyiség) * (1+(Áfa% / 100))
    – Áfa a.m.: Áfa alany mentes.

    Kiválasztható, hogy melyik kategóriába tartozik a kiválasztott termék:
    – Alanyi adómentes
    – Áfa mentes
    – Áfa törvény határán kívül
    – Tárgyi adómentes
    – Megjegyzés: megjegyzés adható a kiválasztott termékhezNyomógombok:
    – Pozitív menny. sorok törlése: Kitörli azokat a sorokat, ahol a mennyiség nagyobb, mint 0.
    – Negatív menny. sorok törlése: Kitörli azokat a sorokat, ahol a mennyiség kisebb, mint 0.– „Számolja át az engedményt Enterre” – pipa: Ha begépeljük az engedményt és Entert ütünk, számolja át a Nettó egységáratElrejtett oszlopok:
    – Fordított Áfa%:
    – Eng.% (enter):

Mindkét táblázatban használhatjuk a Navigáló gombsortKattinson ide a Navigáló gombsor leírásához.

Jobb oldali rész:

  •  Ügyfél kiválasztás.
    Az ablak jobb oldalán megjelenő „Ügyfél kiválasztás” nyomógombra klikkelve megjeleni egy táblázat, amely tartalmazza az ügyfelek adatait:
    – Ügyfél azonosítóját (ez a szoftver által generált egyedi azonosító)
    – Ügyfél nevét
    – Ügyfél címét
    Lehetőség van ebben a táblázatban az „Általános” fülön keresni és szűrni. Az oszlopok átmozgatására, felcserélésére, elrejtésére, valamint a táblázat ablak beállításának elmentésére.
    Ha sikerült kiválasztani a megfelelő ügyfelet a „Kiválaszt” nyomógombra klikkelve az ügyfél adatai betöltődnek a számla készítés tábla megfelelő mezőibe:
    – Ügyfél neve
    – Ir.szám (irányítószám)
    – Település
    – Kerület
    – Közterület neve
    – Közterület jellege (pl. Utca, Tér stb.)
    – Házszám
    – Épület
    – Lépcsőház
    – Szint
    – Ajtó
    – AdószámA cím ilyen mértékű tagolására a Nav által kötelezővé tett “Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” miatt van szükség.A fenti mezők bármikor módosíthatóak. Ezen adatok kerülnek a számla véglegesítésekor eltárolásra. Véglegesítés után a számla adatai már nem módosíthatóak.
  • Rögzítse az ügyfél adatokhoz véglegesítéskor? Kézzel történő kitöltés esetében lehetőség van arra, hogy a „Rögzítse az ügyfél adatokhoz véglegesítéskor? ” mező kiválasztásával (pipa) a szoftver új ügyfélként eltárolja a felvitt adatokat. Ezután már (a következő számlázásnál) az „Ügyfél kiválasztás” nyomógombra klikkelve kiválasztható az ügyfél táblázatból.
  • Küldjön részletes e-mailt az ügyfélnek véglegesítéskor?  

    Ha ez a funkció ki van jelölve (pipa), akkor véglegesítéskor (ha a kiválasztott ügyfélnek meg van adva az email címe), az ügyfél kap egy emailt, amely tartalmazza (az elkészült számla adatait)
    – küldő cég nevét (amely megvásárolta a számlázás szoftvert)

    – az ügyfél nevét
    – számlaszámot
    – fizetés módját
    – számla keltét
    – teljesítés időpontját
    – fizetési határidőt
    – bankszámla számát
    – a számlán szereplő termékek táblázatban történő megjelenítését (Megnevezés,Mennyiség,Csom.egység,Nettó egységár,Áfa kulcs, Nettó,Áfa,Bruttó) valamit az összesítést: Nettó, Áfa, Bruttó

    A Fizetés módja lehet:

  • – Készpénz
    – Átutalás
    – Bankkártya
    – Utánvét
    – Csop. beszedés (csoportos beszedés)

    Bizonyos szoftvereinkben, például Ügyviteli rendszer, van lehetőség saját, ügyfél által definiált fizetési módok alkalmazására.
  •  Pénznem és ÁrfolyamPénznem lehet: Forint, Euro, Dollár (ez a megrendelőtől függően változhat, illetve bővíthető is).
    A pénznem és a deviza (Euro és dollár) árfolyamának alap beállítása a Beállítások -> Pénznemek fül alatt lehet tehető meg.
    – Ha a pénznem Forint alapú, akkor az árfolyam szorzója 1.
    – Ha a pénznem nem Forint, akkor a fenti beállítások alap szorzóját alkalmazva a szoftver felteszi a következő kérdést „Át szeretné számoltatni a nettó értékeket xxx devizára az aktuális árfolyam értékkel?” . Itt az xxx a kiválasztott deviza neve „euro” vagy „dollár” jelenik meg. Ha igen a válasz, akkor a számla előnézetében megtekinthető, hogy a kiválasztott devizában, hogy alakulnak az értékek.
    Ha NEM a válasz akkor nem történik semmi! Az árfolyamnak az adott napi forint/deviza érteke is megadható, vagy bármilyen szorzó szám beírható. Az átszámol nyomógombot lenyomva ennek megfélően kerülnek átszámításra a számla tételek értékei. Természetesen bármelyik devizára érvényesíthetőek az árak, és bármikor forint alapúvá is tehető.
  • Számla kelte
    A számla kiállításának napja. Alapértelmezett mindig az adott nap dátuma. Ha már van kiállítva több számla, akkor a szoftver nem engedi, hogy az utolsó számla keltének dátumától kisebb dátumot nem enged megadni!
    Vagyis ha az utolsó számla kelte pl.: 2013.07.12, akkor a számla kelte nem lehet ennél kisebb, pl.: 2013.07.11. Ekkor a szoftver jelzi, hogy „A számla kelte sosem lehet korábbi, mint a legutóbbi kiállított számla keltének dátuma! (2013.07.12)”. A zárójel közötti dátum, az utolsó kiállított számla keltének dátuma.
    Begépelhető, vagy felugró naptárból kiválasztható.
  • Fizetési határidő
    Az a dátum, amely meghatározza, hogy meddig kell a kiválasztott ügyfélnek a számát rendezni. Ezt a dátumot több feltétel változtathatja!Ha a fizetés módja „Készpénz”, akkor a fizetés határideje megegyezik a számla keltének dátumával.
    Ha a fizetés módja „Átutalás”,
    – ügyfeleknél be lehet állítani, hogy átutalás esetében hány napra fizessen az ügyfél (Ügyfelek -> Fizetési határidő, ez általában 8 nap), amely a számla kelte dátumához hozzáadódik. Ha nincs beállítva az ügyfélnél, akkor a Beállítások -> Általános beállítások -> Általános fizetési határidőt veszi alapul a szoftver. Ha ez nulla (0), akkor a fizetési határidő dátuma megegyezik a számla keltének dátumával.
    Begépelhető, vagy felugró naptárból kiválasztható.
  • Teljesítés időpontja: az a dátum, amikor a teljesítés a valóságban megtörtént.
    Begépelhető, vagy felugró naptárból kiválasztható.
  • Fejléc: ha ez a mező ki van töltve, akkor a számla nyomtatvány tetején jelenik meg a beírt szöveg (amennyiben olyan számla nyomtatványt használ, mely megjeleníti a fejlécet).
    Ki lehet választani a korábban felvitt fejlécekből, de bármikor módosítható, és a felvitt szöveg eltárolódik az aktuális számlában.
    Bővíteni / hozzáadni a Beállítások -> Számla fejlécek oldalon lehetséges.
  • Lábléc: ha ez a mező ki van töltve, akkor a számla nyomtatvány alsó részén jelenik meg a beírt szöveg Pl.: „Köszönjük, hogy nálunk vásárolt!”  .
    Ki lehet választani a korábban felvitt láblécekből, de bármikor módosítható, és a felvitt szöveg eltárolódik az aktuális számlában.
    Bővíteni / hozzáadni a Beállítások -> Számla láblécek oldalon lehetséges.

 

Szeretné bővíteni a jelenlegi szoftverét?   Nézzen körül a webshopunkban
Scroll to top