Egy különálló programról van szó, melyet bér raktározás esetén használnak. A program célja, hogy a termékek tulajdonosa bármikor, a saját gépéről meg tudja tekinteni, hogy az adott bérraktárban milyen termékei vannak és mennyi van belőlük.
Az Ügyviteli program tulajdonosa beállítja az adott ügyfél jelszavát, elküldi a bejelentkezési adatokat, a letöltési linkkel együtt, és az ügyfél használhatja is a programot.
A programot nem kell telepíteni, ezért perceken belül használatba vehető.
Ügyviteli rendszer: külső termék nézegető programban a termékek készletei
A kijelölt termék képeit (amennyiben tartoznak képek a termékhez) az ügyfél meg tudja tekinteni.
Ügyviteli rendszer: külső termék nézegető programban a kijelölt termék képei
Az Ügyfél nézegető program Windows operációs rendszer alatt fut.
Hogyan generáljunk jelszót az ügyfelünknek?
Indítsa el az Ügyfél karbantartást az Ügyviteli programban (Vevők).
Válassza ki az adott vevőt
Kattintson az ablak saját menüjében az Egyéb funkciók menüpontra
Itt válassza ki a Külső csatlakozás menüpontot
Ez alatt két lehetőség van
Információ: Kiválaszott ügyfél külső csatlakozása : megjeleníti egy ablakban az ügyfél csatlakozási adatait a Termék nézegető programho például : “Bejelentkezési kód: 6736 Jelszó: 23827” A megjelent adatokat csak ki kell másolni és elküldeni az ügyfélnek, a program letöltési linkjével együtt.
Kiválasztott ügyfél jelszavának újra generálása : Abban az esetben, ha az ügyfélnek még nincs jelszó generálva, itt lehet újra generálni. Fontos: ilyenkor a korábbi jelszó törlődik és a program újat generál!
Az Ügyviteli szoftver több raktáras verziója – mint ahogy a neve is jelzi – nem egy, hanem több raktár kezelését teszi lehetővé.
Ilyenkor az ügyviteli szoftver bal felső sarkában lehet aktuális raktárat választani.
Ügyviteli rendszer: Raktárak közötti választás
Raktárak bővítése / módosítása
Raktárakat létrehozni, törölni, illetve módosítani itt lehet: Főmenü / Beállítások főmenü / “Egyéb beállítások / Parancsok” / Raktárak.
Ügyviteli rendszer: több raktár kezelése
Fontos tudni, hogy az ügyviteli szoftver maximálisan rögzíthető raktárainak száma korlátozott (licenc függő): ha a program jelzi, hogy nem rögzíthető új raktár, vegye fel velünk a kapcsolatot.
Termék karbantartás
A termék karbantartás közös. Ez azt jelenti, hogy bármely aktív raktárban módosítja egy termék aktív tulajdonságát, az összes többi raktárban is módosul. Egy dolog különbözik : a termék darabszáma.
Ez azt jelenti például, ha a Budapesti Raktárban átnevezzük a “Piros focilabda” elnevezését “Piros Adidas focilabda”-ra, átírjuk az eladási és beszerzési árait, az összes többi raktárban ugyanúgy meg fog változni!
Termékenként be lehet állítani, hogy milyen raktárakban jelenjen meg : Termék karbantartás menüje / Termék / Több Raktár / “A kiválasztott termék melyik raktárban van”.
Ezen kívül az ügyviteli szoftverben egy raktár termékeit át lehet másolni a jelenlegi raktárból egy másikba: Termék karbantartás menüje / Termék / Több Raktár / “A jelenlegi raktár összes termékének átmásolása egy másik raktárba” … illetve fordított irányban is működik : Termék karbantartás menüje / Termék / Több Raktár / “Más raktárból termék másolása az aktív raktárba”
Raktáranként beállíthatjuk a termékek minimumkészletét a Termék karbantartás menüje / Termék / Több Raktár /”Több raktáros módban termékenként minimum készlet karbantartása” menüpontra kattintva.
Ügyviteli rendszer: termék minimum készlet állítás több raktáras szoftver esetén
Fontos: ha kitörlünk egy terméket, akkor az Összes raktárból törli a Raktár program ! Ha csak egy bizonyos raktárból szeretnénk kitörölni a terméket, vegyük ki a pipát a megfelelő raktárnál!
Mozgások
Az összes olyan mozgás, mely a termék mennyiséget módosítja, mindig csak az aktuális raktárra vonatkozik. Ilyen mozgások: Bevételezés, Szállítólevél, Leltár, Visszavétezés, Selejtezés.
Az ügyviteli szoftverben a Mozgások Böngészése is az aktuális raktár mozgásait mutatja.
Számlázás
A számlázás nem függ össze a több raktár kezeléssel, hiszen nem a számla csökkenti a mennyiséget, hanem a szállítólevél.
Jogosultságok
A Beállítások / “Felhasználók / Jogosultságok” modulban raktáranként be lehet állítani a jogosultságokat. Például be lehet állítani, hogy Kovács Józsefnek minden joga meg legyen az Újpesti raktárban, de csak a Mozgások böngészése legyen elérhető az Egri raktárban.
A Termék karbantartás modulban kattintsunk rá a fő termékre majd kattintsunk a Termékek menü / Recept műveletek / Recept (összeállítás) menüpontra
Egy alábbihoz hasonló ablakot láthatunk. A lenti képen láthatjuk, hogy a kijelölt fő terméknek már három alapanyaga van.
Ha új receptet hozunk létre, vagy meglévő recept alapanyagait módosítjuk, a teendőnk:
A jobboldali táblázatban keressünk rá az alapanyagra
Az Áthelyez gombra kattintva tegyük át a bal oldali, Recept alapanyagok táblázatba
Írjuk be a mennyiséget (vagyis, hogy egy fő termék előállításához hány darab szükséges a jelenleg kiválasztott segéd termékből)
A fenti műveletsort annyiszor kell megismételni, ahány segéd termékből áll a fő termék, majd rá kell kattintani a “Recept mentése az adatbázisba” gombra.
Ez a lépés úgy kezdődik, mint a főtermék receptjének beállítása. A Termék karbantartás modulban kattintsunk rá a fő termékre majd kattintsunk a Termékek menü / Recept műveletek / Recept (összeállítás) menüpontra
Ha korábban a fő terméknek elmentettük a receptjét, a bal oldali táblázatban megjelennek az adatok.
Töltsük ki a legyártandó mennyiséget az ablak bal felső sarkában
Kattintsunk a mennyiség melletti “pipa” gombra
Megjelenik a Recept jóváhagyás ablak:
Raktárkezelő program : Termék gyártás recept segítségével
Ez az ablak információt szolgáltat arról, hogy az adott segéd termékekből elegendő mennyiség van-e raktáron
Kattintsunk az Összeállít gombra, ha véglegesíteni szeretnénk, a Mégsem-re, ha meggondoltuk magunkat
Ha a Raktárkezelő program úgy van beállítva, hogy mínuszba is mehet a készlet, akkor a Recept modul levonja a segéd termékeket és mínuszba megy a segédtermékek készlete.
Az Összeállít gombra kattináskor két dolog történik:
A Raktárkezelő program elkészít egy Bevételezést a fő termékre
… és elkészít egy szállítólevelet a segéd termékekre
Így a fő termék mennyisége megnövekszik a beírt mennyiséggel, míg a segéd termékek mennyisége lecsökken a beírt mennyiség*a szükséges darabszám mennyiségeivel.
A fent említett mozgásokat megtekinthetjük a Főmenü / Mozgások böngészése / Mozgások böngészése menüpontra kattinva, vagy a Főmenü / Mozgások böngészése felső részére kattinva (nagy szem).
Itt a Bevételezés (összeszerelés) és a Kiadás (összeszerelés) mozgásokat kell kiválasztani.
A “Termék karbantartás” ablakból az adatokat ki tudjuk exportálni Excelbe.
FONTOS! Ahogy látjuk a táblázatot a monitoron, úgy fog megjelenni exportálás után az Excelben is. Ezért célszerű a kinézetet módosítani (oszlopok áthelyezése, elrejtése, stb…)
1. Hogyan exportálunk?
Kattintsunk a következőre: Egyéb funkciók ► Excel exportálás Termék karbantartásból
Ezután semmi dolgunk, csak várunk, amíg megnyílik az Excelünk (automatikusan – ha telepítve van a számítógépünkre)
2. Oszlopnevek módosítása adatbázisban szereplő nevekre
Vannak olyan esetek, amikor nem a felhasználó által elnevezett oszlopok neveit szeretnénk látni (exportálni). Ez akkor lehet lényeges, ha valaki az Excelben módosítani szeretne adatokat, és utána importálja a “Termék karbantartás”-ba (Egyéb funkciók ► Termék import Excel táblázatból).
Ilyenkor mi a teendőnk? – Infók ► Oszlop fejlécek kiírásai ► Adatmező név
A program le fogja cserélni az eredeti adatbázisban szereplő nevekre az oszlopokat (ékezetek nélkül láthatjuk majd).
3. Oszlop szélességek beállítása
Az ablak átláthatósága miatt használjuk a következőt: Ablak és Menü ► Minden oszlop – szélesség optimalizálása
– ilyenkor minden oszlopot olyannyira kiszélesít, hogy láthatjuk a teljes oszlopelnevezéseket. Exportálás után egy még átláthatóbb Excel-t kapunk.
Az ügyviteli rendszer programban kijelölhetőek azok az oszlopok, amelyeket látni szeretnénk majd az Excelben. Viszont gyorsabb, ha a már meglevő, exportált Excelben töröljük ki azokat. FONTOS! A későbbi importálás szempontjából a Termék.Csoport neve nem importálható vissza, mert az egy – kapcsolt – másik adattáblában van. A fontos kapcsoló mező a Csoport azonosító.
A Mobil kiegészítő csomag bizonyos moduljai fel vannak készítve offline működésre. Ez azt jelenti, hogy anélkül képesek működni, hogy a fő adatbázishoz kapcsolódnának. Ehhez az szükséges, hogy időnként leszinkronizáljuk a megfelelő adatokat. Szinkronizáláskor az Ügyviteli rendszer mobil programja a megfelelő adatokat a mobil eszköz helyi adatbázisába menti le.
Sok adat esetén lassú lehet, ezért indokolt esetben alkalmazzuk!
Lépések
Kattintson a “Helyi adatok frissítése” menüpontra
Válassza ki, hogy mit szeretne frissíteni. Lehetőségek:
Mindent frissít Ha ezt választja, az összes adatot frissíti az Ügyviteli Rendszer, emiatt ez a művelet tart a legtovább.
Raktárak A raktárak neveit és definícióját frissíti. Gyors művelet.
Termékek Frissíti a termékek nevét, cikkszámát és belső azonosítóját. Két opció közül választhatunk:
Összes termék frissítése Az összes terméket frissíti. Több ezer termék esetén néhány percig eltarthat (mobil eszköztől függően)
Csak az új termékek frissítése Ilyenkor csak azokat a termékeket frissíti az új adatbázisból, melyek belső sorszáma újabb, mint a legutolsó korábban felrögzített termék a helyi adatbázisban. Ez azt jelenti, hogy csak az új termékeket viszi fel, de a korábban meglévő termékeket nem! Például ha átírtuk egy régi termék cikkszámát, akkor nem kerül bele a helyi adatbázisba.
Termék mennyiség Több raktáras üzemmód esetén az Ügyviteli Rendszer a raktárakhoz tartozó termék mennyiségeket frissíti.Több ezer termék esetén néhány percig eltarthat (mobil eszköztől függően). Opciók:
Összes raktár frissítése Ilyenkor az összes raktár mennyiségeit frissíti az Ügyviteli Rendszer.
A kiválasztott raktár frissítése Ebben az esetben választhatunk a rendelkezésre álló raktárak közül. Fontos : ha nem frissítettük le a Raktárakat a 2. pontban, ez a lista nem jelenik meg!
Vonalkódok A termékek vonalkódjait frissíti. Több ezer termék esetén néhány percig eltarthat (mobil eszköztől függően). A vonalkód frissítés csak akkor fontos, ha vonalkód szerint szeretnének keresni a Mobil Ügyviteli Rendszerben.
Termékenként egy, vagy több címkét lehet felvinni ebben a modulba.(magyarul és angolul).
Alapvető célja, hogy címkék alapján is meg lehessen találni termékeket. Ki lehet exportálni webáruházba (ha a Webáruház kezelése modul elérhető és a webáruház támogatja ezt a funkciót).
Ha az adatbázis fel van telepítve az egyik számítógépre a hálózatunkon
Lépések:
Másolja át a program teljes könyvtárát arról a gépről, ahol már működik, az új gépre. Kivéve az adbs.sts fájlt! Azt létrehozza automatikusan az új program az első indításkor. Haladóknak a szükséges állmányok : a program (pl. raktar.exe), adatbazis.ini, kinezetek.sts (az utóbbi nélkül is elindul a program)
Nyissa meg szövegszerkesztővel az adatbazis.ini állományt és nézze meg, hogy a TcpIp bejegyzés valóban arra a gépre mutat, melyre az adatbázis fel volt telepítve. A TcpIp=localhost nem jó beállítás, mert a localhost a saját gépet jelenti. Ha nem biztos a dolgában, kérdezze meg a rendszergazdáját.Javasolt fix Ip címet adni az adatbázis gépnek, egyébként előfordulhat, hogy jól működik a program egy ideig az új gépről, majd ha az adatbázis gép ip címe megváltozik, nem indul el a progam.Minta egy adatbazis.ini állomány tartalmára, melyben a kijelölt részt kell átírni az új számítógépen:
Ebben a modulban lehet egy Kölcsönzés adatlapját megnézni, szerkeszteni. Két esetben is használhatjuk: új kölcsönzés készítésekor, illetve meglévő kölcsönzés szerkesztésekor.
Új kölcsönzés készítésekor a Kölcsönző program felajánlja az ügyfelek listáját, melyből ki lehet választani az ügyfelet.
Kölcsönző cég kiválasztása a kölcsönző programban.
Ha új terméket szeretnénk felvinni, kattintsunk a Navigáló gombsor + gombjára, vagy nyomjuk le az Insert gombot a billentyűzetünkön.
Ekkor megjelenik a termék kiválasztás ablak:
Termék kiválasztás a Kölcsönző programban
A termék kiválasztás ablakban keressen rá bármely oszlop szerint arra a termékre, melyet be szeretne tenni a kölcsönzésbe és kattintson a Kiválaszt gombra.
Ezt a lépést annyiszor ismételje meg, ahány terméke van.
Egy kölcsönzésnek az alábbi státuszai lehetnek: Árajánlat, Kölcsönözve és Visszahozva. A státuszt csak egy irányba lehet módosítani például Kölcsönözve státuszból nem lehet Árajánlat státuszba tenni.
Működés
Ha a kölcsönzést “Kölcsönözve” státuszba tesz a felhasználó, a Kölcsönző program fizikailag levonja a raktár készletből. Más szavakkal: lecsökkenti a raktárkészletet.
Ha a kölcsönzést “Visszahozva” státuszba tesz a felhasználó, a Kölcsönző program visszateszi a visszahozott tételeket a visszahozott darabszámmal (lehet, hogy az ügyfél 10-et kölcsönzött, de 9-et hozott csak vissza)
Gombok / Menüpontok / Vezérlők
Nyomtatványok: Különböző előre elkészített nyomtatványokat lehet kinyomtatni képernyőre, nyomtatóra, vagy pdf formátumba.
Ütközés ellenőrzés: Megnézi, hogy a kijelölt termék ütközik-e a kölcsönzés időszakára egy másik kölcsönzéssel. Kölcsönzési infó: A kijelölt terméknek megmutatja az eddigi kölcsönzési naplóját, táblázatos formátumban
E-mail: –Árajánlat küldése a kijelölt ügyfélnek: Elküldi a kölcsönzési árajánlatot a kijelölt kapcsolattartó személyeknek. Be lehet állítani, hogy kik legyenek az e-mail fő címzettjei és kik kapjanak másolatot. A Kölcsönző program az e-mailhez csatolja az ajánlatot Pdf formátumban. –Megrendelés visszaigazolása a kijelölt ügyfélnek: Elküldi a megrendelés visszaigazolását a kijelölt kapcsolattartó személyeknek. Be lehet állítani, hogy kik legyenek az e-mail fő címzettjei és kik kapjanak másolatot. A Kölcsönző program az e-mailhez csatolja a a megrendelést Pdf formátumban. –Lista az emailek küldéséről: Táblázatos formátumban megjeleníti a már elküldött e-maileket. A kijelölt e-mailt meg lehet nyitni csak olvasható formátumban, ha fel van telepítve egy Windows alapú Email program a számítógépre pl. Outlook vagy Thunderbird (paraméterezve nyitja meg)
Kezelők: A kölcsönzés minden termékéhez egy, vagy több kezelőt rendelhetünk. Ennek akkor van értelme, ha egy kölcsönadott eszközt csak a saját, hozzáértő személyzetünk üzemeltetheti például egy ugrálóvár, vagy egy körhinta. A kiválasztott eszközkezelő személy hozzáadásakor a Kölcsönző program kitölti az eszközkezelő korábban elmentett órabérét, de felül lehet bírálni.
Csatolmányok: Itt lehet állományokat csatolni a kölcsönzéshez.
Számlázás: A Kölcsönző program meghívja a számlázás ablakot és automatikusan kitölti az ügyfél adatait és a kölcsönzés tételeit.
Szállítók kiválasztása: Egy vagy több szállítót lehet a kölcsönzéshez adni. A Kölcsönző program a szállító kiválasztásánál beemeli a szállító telefonszámát, e-mail címét, ajármű nevét és rendszámát is.
Kölcsönzés egyéb információ: Ablakos formátumban meg lehet nézni és módosítani ezeket az adatokat: Érkezés, elkészülés, záró és bontási időpontokat, Megrendelő kapcsolattartót és telefonszámát, Megrendelő helyszíni kapcsolattartót és telefonszámát,saját kapcsolattartót és telefonszámát, Rendezvény kapcsolattartót és telefonszámát, teljesítés időpontját és teljesítés keltét.
Ezek a beállítások módosítják a Szállítólevél + Számla modul viselkedését
Alapértelmezett betöltési beállítások / Új kölcsönzés alapértelmezett megjegyzés Ha ki van töltve, új kölcsönzés létrehozásánál ez lesz a kölcsönzés megjegyzése.
Alapértelmezett betöltési beállítások / Kölcsönzési ár % A Bevételezéshez kapcsolódik. Ha bevételezünk egy új terméket, az Ügyviteli program a bevételezési árra ráteszi ennek a százaléknak az értékét és felajánlja kölcsönzési árnak.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés nyomtatvány kiválasztás Itt lehet kiválasztani, hogy melyik kölcsönző nyomtatvány legyen az alapértelmezett.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés árajánlat nyomtatvány kiválasztás Itt lehet kiválasztani, hogy melyik kölcsönző árajánlat nyomtatvány legyen az alapértelmezett.
Kölcsönzés fejléc / lábléc /Átvételi elismervény: 2 oldal Akkor érdemes használni, ha a Kölcsönző program által kinyomtatott átvételi elismervényünk ráfér egy oldalra és a második oldalra egy fix, formázott szöveget szeretnénk mindig nyomtatni. Duplex nyomtató esetén használható jól (vagyis ha a nyomtatónk a lap mindkét oldalára képes nyomtatni)
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Szerződés fejléc Itt lehet az alapértelmezett szerződés fejlécet beállítani.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Szerződés lábléc Itt lehet az alapértelmezett szerződés láblécet beállítani.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Animátorok (kölcsönzéshez) Itt lehet kiválasztani, hogy a Kölcsönző program milyen státuszú felhasználókat ajánljon fel a kezelőkhöz (animátorokhoz). Az adatokat a Felhaszálók / Jogosultságok modulból nyeri ki.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Animátorok órabére Itt lehet a kezelők (animátorok) órabérét beállítani
Kölcsönzés fejléc / lábléc /Kölcsönzés – raktár címe Itt lehet a kölcsönző raktár címét beállítani
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés – alap kaució Itt lehet a kölcsönzés alap kaucióját beállítani
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés – alap szállítási díj (oda-vissza) Itt lehet a kölcsönzés teljes szállítási díját beállítani
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Árajánlat küldéskor a következő felhasználók kapnak emailt A Kölcsönző program emailt küld az itt felsorolt email címekre, árajánlat készítéskor.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Megrendelés küldéskor a következő felhasználók kapnak emailt A Kölcsönző program emailt küld az itt felsorolt email címekre, megrendelés készítéskor.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés tartalmának változásakor emailt kap A Kölcsönző program emailt küld az itt felsorolt email címekre, ha megváltozik a kölcsönzés tartalma.
Itt lehet Szállítólevelet készíteni mobil eszközön(például egy Androidos tableten). A szállítólevél csökkenti az adott tételek mennyiségét.
Akkor praktikus a használata, ha az iroda messze van a raktártól. Ilyenkor mobil eszközön (akár bluetooth vonalkód olvasót csatlakoztatva) lehet elkészíteni a szállítólevelet. Az elkészült szállítólevél megjelenik a központi adatbázisban, ahol ki lehet nyomtatni, igény szerint. Működésében hasonlít a Kiadás modulhoz, csak jóval egyszerűbb formában.
1.Lépés : Ügyfél kiválasztása
Első lépésként ki kell választani az ügyfelet, majd rá kell kattintani a Rendben gombra. A Keresési mezőben rá lehet keresni, vagy szűrni az ügyfél nevére.
A Rendben gombra kattintás után a program megnézi, hogy van-e az ügyfélnek nyitott Ügyfél megrendelése. Ha van, megjeleníti a lenti ablakot:
2.Lépés : Ügyfél megrendelés kiválasztása
Ez a lépés opcionális. Csak akkor jelenik meg, ha a kiválasztott ügyfélnek van nyitott Ügyfél rendelése.
Itt ki kell választani az ügyfél rendelést, majd rá kell kattintani a Rendben gombra. A Keresési mezőben rá lehet keresni, vagy szűrni az ügyfél nevére, vagy az ügyfél rendelés sorszámára. A program a kiválasztott megrendelést arra használja, hogy a szállítólevél véglegesítésekor figyelmeztessen, ha valamelyik megrendelésben levő tétel nem szerepel, vagy rossz darabszámmal szerepel a szállítólevélen.
Itt lehet hozzáadni a tételeket a szállítólevélhez.
A Keresési mezőben rá lehet keresni, vagy szűrni a termék nevére, cikkszámára vagy a vonalkódjára. Ha rákerestünk a termékre, kattintsunk az “F” (felvisz) gombra.
Ekkor megjelenik egy mennyiség bekérő ablak, ahol rögzíteni lehet a mennyiséget:
A Rendben gombra kattintás után a program beteszi a terméket az adott mennyiséggel a kosárba.
Ezt a lépést annyiszor kell megismételni, ahány tételünk van.
4.Lépés : Véglegesítés
Kattintson a Kosár gombra. Megjelennek a Kosár tételei:
A Véglegesítés gombra kattintva a program elkészíti a szállítólevelet. A Bezár gombra kattintva vissza lehet térni az előző ablakhoz, hogy újabb tételeket vigyünk fel.
Ha a 2. lépésben kiválasztottunk egy Ügyfél rendelést és nem egyeznek a tételek, vagy mennyiséget, akkor az alábbihoz hasonló ablak ugrik fel:
A honlap további használatához a sütikhez hozzá kell járulni. További információ
A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy a "Hozzájárulok" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.
