Egy különálló programról van szó, melyet bér raktározás esetén használnak. A program célja, hogy a termékek tulajdonosa bármikor, a saját gépéről meg tudja tekinteni, hogy az adott bérraktárban milyen termékei vannak és mennyi van belőlük.
Az Ügyviteli program tulajdonosa beállítja az adott ügyfél jelszavát, elküldi a bejelentkezési adatokat, a letöltési linkkel együtt, és az ügyfél használhatja is a programot.
A programot nem kell telepíteni, ezért perceken belül használatba vehető.
Ügyviteli rendszer: külső termék nézegető programban a termékek készletei
A kijelölt termék képeit (amennyiben tartoznak képek a termékhez) az ügyfél meg tudja tekinteni.
Ügyviteli rendszer: külső termék nézegető programban a kijelölt termék képei
Az Ügyfél nézegető program Windows operációs rendszer alatt fut.
Hogyan generáljunk jelszót az ügyfelünknek?
Indítsa el az Ügyfél karbantartást az Ügyviteli programban (Vevők).
Válassza ki az adott vevőt
Kattintson az ablak saját menüjében az Egyéb funkciók menüpontra
Itt válassza ki a Külső csatlakozás menüpontot
Ez alatt két lehetőség van
Információ: Kiválaszott ügyfél külső csatlakozása : megjeleníti egy ablakban az ügyfél csatlakozási adatait a Termék nézegető programho például : “Bejelentkezési kód: 6736
Jelszó: 23827”
A megjelent adatokat csak ki kell másolni és elküldeni az ügyfélnek, a program letöltési linkjével együtt.
Kiválasztott ügyfél jelszavának újra generálása : Abban az esetben, ha az ügyfélnek még nincs jelszó generálva, itt lehet újra generálni.
Fontos: ilyenkor a korábbi jelszó törlődik és a program újat generál!
Az Ügyviteli szoftver több raktáras verziója – mint ahogy a neve is jelzi – nem egy, hanem több raktár kezelését teszi lehetővé.
Ilyenkor az ügyviteli szoftver bal felső sarkában lehet aktuális raktárat választani.
Ügyviteli rendszer: Raktárak közötti választás
Raktárak bővítése / módosítása
Raktárakat létrehozni, törölni, illetve módosítani itt lehet: Főmenü / Beállítások főmenü / “Egyéb beállítások / Parancsok” / Raktárak.
Ügyviteli rendszer: több raktár kezelése
Fontos tudni, hogy az ügyviteli szoftver maximálisan rögzíthető raktárainak száma korlátozott (licenc függő): ha a program jelzi, hogy nem rögzíthető új raktár, vegye fel velünk a kapcsolatot.
Termék karbantartás
A termék karbantartás közös. Ez azt jelenti, hogy bármely aktív raktárban módosítja egy termék aktív tulajdonságát, az összes többi raktárban is módosul.
Egy dolog különbözik : a termék darabszáma.
Ez azt jelenti például, ha a Budapesti Raktárban átnevezzük a “Piros focilabda” elnevezését “Piros Adidas focilabda”-ra, átírjuk az eladási és beszerzési árait, az összes többi raktárban ugyanúgy meg fog változni!
Termékenként be lehet állítani, hogy milyen raktárakban jelenjen meg : Termék karbantartás menüje / Termék / Több Raktár / “A kiválasztott termék melyik raktárban van”.
Ezen kívül az ügyviteli szoftverben egy raktár termékeit át lehet másolni a jelenlegi raktárból egy másikba: Termék karbantartás menüje / Termék / Több Raktár / “A jelenlegi raktár összes termékének átmásolása egy másik raktárba”
… illetve fordított irányban is működik : Termék karbantartás menüje / Termék / Több Raktár / “Más raktárból termék másolása az aktív raktárba”
Raktáranként beállíthatjuk a termékek minimumkészletét a Termék karbantartás menüje / Termék / Több Raktár /”Több raktáros módban termékenként minimum készlet karbantartása” menüpontra kattintva.
Ügyviteli rendszer: termék minimum készlet állítás több raktáras szoftver esetén
Fontos: ha kitörlünk egy terméket, akkor az Összes raktárból törli a Raktár program ! Ha csak egy bizonyos raktárból szeretnénk kitörölni a terméket, vegyük ki a pipát a megfelelő raktárnál!
Mozgások
Az összes olyan mozgás, mely a termék mennyiséget módosítja, mindig csak az aktuális raktárra vonatkozik. Ilyen mozgások: Bevételezés, Szállítólevél, Leltár, Visszavétezés, Selejtezés.
Az ügyviteli szoftverben a Mozgások Böngészése is az aktuális raktár mozgásait mutatja.
Számlázás
A számlázás nem függ össze a több raktár kezeléssel, hiszen nem a számla csökkenti a mennyiséget, hanem a szállítólevél.
Jogosultságok
A Beállítások / “Felhasználók / Jogosultságok” modulban raktáranként be lehet állítani a jogosultságokat. Például be lehet állítani, hogy Kovács Józsefnek minden joga meg legyen az Újpesti raktárban, de csak a Mozgások böngészése legyen elérhető az Egri raktárban.
A Termék karbantartás modulban kattintsunk rá a fő termékre majd kattintsunk a Termékek menü / Recept műveletek / Recept (összeállítás) menüpontra
Egy alábbihoz hasonló ablakot láthatunk. A lenti képen láthatjuk, hogy a kijelölt fő terméknek már három alapanyaga van.
Ha új receptet hozunk létre, vagy meglévő recept alapanyagait módosítjuk, a teendőnk:
A jobboldali táblázatban keressünk rá az alapanyagra
Az Áthelyez gombra kattintva tegyük át a bal oldali, Recept alapanyagok táblázatba
Írjuk be a mennyiséget (vagyis, hogy egy fő termék előállításához hány darab szükséges a jelenleg kiválasztott segéd termékből)
A fenti műveletsort annyiszor kell megismételni, ahány segéd termékből áll a fő termék, majd rá kell kattintani a “Recept mentése az adatbázisba” gombra.
Ez a lépés úgy kezdődik, mint a főtermék receptjének beállítása. A Termék karbantartás modulban kattintsunk rá a fő termékre majd kattintsunk a Termékek menü / Recept műveletek / Recept (összeállítás) menüpontra
Ha korábban a fő terméknek elmentettük a receptjét, a bal oldali táblázatban megjelennek az adatok.
Töltsük ki a legyártandó mennyiséget az ablak bal felső sarkában
Kattintsunk a mennyiség melletti “pipa” gombra
Megjelenik a Recept jóváhagyás ablak:
Raktárkezelő program : Termék gyártás recept segítségével
Ez az ablak információt szolgáltat arról, hogy az adott segéd termékekből elegendő mennyiség van-e raktáron
Kattintsunk az Összeállít gombra, ha véglegesíteni szeretnénk, a Mégsem-re, ha meggondoltuk magunkat
Ha a Raktárkezelő program úgy van beállítva, hogy mínuszba is mehet a készlet, akkor a Recept modul levonja a segéd termékeket és mínuszba megy a segédtermékek készlete.
Az Összeállít gombra kattináskor két dolog történik:
A Raktárkezelő program elkészít egy Bevételezést a fő termékre
… és elkészít egy szállítólevelet a segéd termékekre
Így a fő termék mennyisége megnövekszik a beírt mennyiséggel, míg a segéd termékek mennyisége lecsökken a beírt mennyiség*a szükséges darabszám mennyiségeivel.
A fent említett mozgásokat megtekinthetjük a Főmenü / Mozgások böngészése / Mozgások böngészése menüpontra kattinva, vagy a Főmenü / Mozgások böngészése felső részére kattinva (nagy szem).
Itt a Bevételezés (összeszerelés) és a Kiadás (összeszerelés) mozgásokat kell kiválasztani.
Termékenként egy, vagy több címkét lehet felvinni ebben a modulba.(magyarul és angolul).
Alapvető célja, hogy címkék alapján is meg lehessen találni termékeket. Ki lehet exportálni webáruházba (ha a Webáruház kezelése modul elérhető és a webáruház támogatja ezt a funkciót).
Ha az adatbázis fel van telepítve az egyik számítógépre a hálózatunkon
Lépések:
Másolja át a program teljes könyvtárát arról a gépről, ahol már működik, az új gépre. Haladóknak a szükséges állmányok : a program (pl. raktar.exe), adatbazis.ini, kinezetek.sts (az utóbbi nélkül is elindul a program)
Nyissa meg szövegszerkesztővel az adatbazis.ini állományt és nézze meg, hogy a TcpIp bejegyzés valóban arra a gépre mutat, melyre az adatbázis fel volt telepítve.
A TcpIp=localhost nem jó beállítás, mert a localhost a saját gépet jelenti. Ha nem biztos a dolgában, kérdezze meg a rendszergazdáját.Javasolt fix Ip címet adni az adatbázis gépnek, egyébként előfordulhat, hogy jól működik a program egy ideig az új gépről, majd ha az adatbázis gép ip címe megváltozik, nem indul el a progam.
Mentse el a megváltoztatott adatbazis.ini állományt
Ebben a modulban lehet egy Kölcsönzés adatlapját megnézni, szerkeszteni.
Két esetben is használhatjuk: új kölcsönzés készítésekor, illetve meglévő kölcsönzés szerkesztésekor.
Új kölcsönzés készítésekor a Kölcsönző program felajánlja az ügyfelek listáját, melyből ki lehet választani az ügyfelet.
Kölcsönző cég kiválasztása a kölcsönző programban.
Ha új terméket szeretnénk felvinni, kattintsunk a Navigáló gombsor + gombjára, vagy nyomjuk le az Insert gombot a billentyűzetünkön.
Ekkor megjelenik a termék kiválasztás ablak:
Termék kiválasztás a Kölcsönző programban
A termék kiválasztás ablakban keressen rá bármely oszlop szerint arra a termékre, melyet be szeretne tenni a kölcsönzésbe és kattintson a Kiválaszt gombra.
Ezt a lépést annyiszor ismételje meg, ahány terméke van.
Egy kölcsönzésnek az alábbi státuszai lehetnek: Árajánlat, Kölcsönözve és Visszahozva.
A státuszt csak egy irányba lehet módosítani például Kölcsönözve státuszból nem lehet Árajánlat státuszba tenni.
Működés
Ha a kölcsönzést “Kölcsönözve” státuszba tesz a felhasználó, a Kölcsönző program fizikailag levonja a raktár készletből. Más szavakkal: lecsökkenti a raktárkészletet.
Ha a kölcsönzést “Visszahozva” státuszba tesz a felhasználó, a Kölcsönző program visszateszi a visszahozott tételeket a visszahozott darabszámmal (lehet, hogy az ügyfél 10-et kölcsönzött, de 9-et hozott csak vissza)
Gombok / Menüpontok / Vezérlők
Nyomtatványok: Különböző előre elkészített nyomtatványokat lehet kinyomtatni képernyőre, nyomtatóra, vagy pdf formátumba.
Ütközés ellenőrzés: Megnézi, hogy a kijelölt termék ütközik-e a kölcsönzés időszakára egy másik kölcsönzéssel. Kölcsönzési infó: A kijelölt terméknek megmutatja az eddigi kölcsönzési naplóját, táblázatos formátumban
E-mail:
–Árajánlat küldése a kijelölt ügyfélnek: Elküldi a kölcsönzési árajánlatot a kijelölt kapcsolattartó személyeknek. Be lehet állítani, hogy kik legyenek az e-mail fő címzettjei és kik kapjanak másolatot. A Kölcsönző program az e-mailhez csatolja az ajánlatot Pdf formátumban.
–Megrendelés visszaigazolása a kijelölt ügyfélnek: Elküldi a megrendelés visszaigazolását a kijelölt kapcsolattartó személyeknek. Be lehet állítani, hogy kik legyenek az e-mail fő címzettjei és kik kapjanak másolatot.
A Kölcsönző program az e-mailhez csatolja a a megrendelést Pdf formátumban.
–Lista az emailek küldéséről: Táblázatos formátumban megjeleníti a már elküldött e-maileket. A kijelölt e-mailt meg lehet nyitni csak olvasható formátumban, ha fel van telepítve egy Windows alapú Email program a számítógépre pl. Outlook vagy Thunderbird (paraméterezve nyitja meg)
Kezelők: A kölcsönzés minden termékéhez egy, vagy több kezelőt rendelhetünk. Ennek akkor van értelme, ha egy kölcsönadott eszközt csak a saját, hozzáértő személyzetünk üzemeltetheti például egy ugrálóvár, vagy egy körhinta. A kiválasztott eszközkezelő személy hozzáadásakor a Kölcsönző program kitölti az eszközkezelő korábban elmentett órabérét, de felül lehet bírálni.
Csatolmányok: Itt lehet állományokat csatolni a kölcsönzéshez.
Számlázás: A Kölcsönző program meghívja a számlázás ablakot és automatikusan kitölti az ügyfél adatait és a kölcsönzés tételeit.
Szállítók kiválasztása: Egy vagy több szállítót lehet a kölcsönzéshez adni. A Kölcsönző program a szállító kiválasztásánál beemeli a szállító telefonszámát, e-mail címét, ajármű nevét és rendszámát is.
Kölcsönzés egyéb információ: Ablakos formátumban meg lehet nézni és módosítani ezeket az adatokat: Érkezés, elkészülés, záró és bontási időpontokat, Megrendelő kapcsolattartót és telefonszámát, Megrendelő helyszíni kapcsolattartót és telefonszámát,saját kapcsolattartót és telefonszámát, Rendezvény kapcsolattartót és telefonszámát, teljesítés időpontját és teljesítés keltét.
Ezek a beállítások módosítják a Szállítólevél + Számla modul viselkedését
Alapértelmezett betöltési beállítások / Új kölcsönzés alapértelmezett megjegyzés
Ha ki van töltve, új kölcsönzés létrehozásánál ez lesz a kölcsönzés megjegyzése.
Alapértelmezett betöltési beállítások / Kölcsönzési ár % A Bevételezéshez kapcsolódik. Ha bevételezünk egy új terméket, az Ügyviteli program a bevételezési árra ráteszi ennek a százaléknak az értékét és felajánlja kölcsönzési árnak.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés nyomtatvány kiválasztás
Itt lehet kiválasztani, hogy melyik kölcsönző nyomtatvány legyen az alapértelmezett.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés árajánlat nyomtatvány kiválasztás
Itt lehet kiválasztani, hogy melyik kölcsönző árajánlat nyomtatvány legyen az alapértelmezett.
Kölcsönzés fejléc / lábléc /Átvételi elismervény: 2 oldal Akkor érdemes használni, ha a Kölcsönző program által kinyomtatott átvételi elismervényünk ráfér egy oldalra és a második oldalra egy fix, formázott szöveget szeretnénk mindig nyomtatni. Duplex nyomtató esetén használható jól (vagyis ha a nyomtatónk a lap mindkét oldalára képes nyomtatni)
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Szerződés fejléc Itt lehet az alapértelmezett szerződés fejlécet beállítani.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Szerződés lábléc Itt lehet az alapértelmezett szerződés láblécet beállítani.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Animátorok (kölcsönzéshez) Itt lehet kiválasztani, hogy a Kölcsönző program milyen státuszú felhasználókat ajánljon fel a kezelőkhöz (animátorokhoz). Az adatokat a Felhaszálók / Jogosultságok modulból nyeri ki.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Animátorok órabére Itt lehet a kezelők (animátorok) órabérét beállítani
Kölcsönzés fejléc / lábléc /Kölcsönzés – raktár címe Itt lehet a kölcsönző raktár címét beállítani
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés – alap kaució Itt lehet a kölcsönzés alap kaucióját beállítani
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés – alap szállítási díj (oda-vissza) Itt lehet a kölcsönzés teljes szállítási díját beállítani
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Árajánlat küldéskor a következő felhasználók kapnak emailt A Kölcsönző program emailt küld az itt felsorolt email címekre, árajánlat készítéskor.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Megrendelés küldéskor a következő felhasználók kapnak emailt A Kölcsönző program emailt küld az itt felsorolt email címekre, megrendelés készítéskor.
Kölcsönzés fejléc / lábléc / Kölcsönzés tartalmának változásakor emailt kap A Kölcsönző program emailt küld az itt felsorolt email címekre, ha megváltozik a kölcsönzés tartalma.
Itt lehet megnézni beszállító szerint a megrendeléseket. Az ablak következő 3 fő részre osztható: – menü – megrendelés fejléc – kiválasztott termékek (megrendelt tételek vagy kosár) táblázat.
Kattintson a lenti képre, ha teljes méretben szeretné látni!
– Nyomtat: kinyomtatásra kerül a kiválasztott nyomtatvány.
– Bevételezés készítése: A kiválasztott megrendelésből el lehet készíteni a bevételezést.
– Termék történet. A termék táblázatban (felső táblázat) levő terméket kiválasztva megnézhető az összes mozgása (bevétel, kiadás, leltár stb.).
– Eladás ügyfélnek. A kiválasztott termék (felső táblázat) esetében megnézhető, hogy melyik ügyfélnek mennyiért került kiadásra (eladásra) amennyiben szerepel szállítólevélen a kiválasztott termék. A szállítólevél is megnézhető.
Tehát nem kell elmenni a mozgások böngészéséhez, hogy ott megtudjuk nézni ugyanezt az információt. – Bevételezés beszállítótól. A kiválasztott termék (felső táblázat) esetében megnézhető, hogy melyik beszállítótól milyen mennyiségben történt meg a bevételezés. Itt megtekinthető a bevételezés nyomtatvány. – Egyéb -> Csatolmányok. Lehetőség van a megrendeléshez csatolmányokat rendelni. Ezek lehetnek word, excel, ppt, kép vagy bármilyen egyéb típusú fájlok. A csatolt állományokat később egy kattintással meg lehet nyitni, közvetlenül a programban.
A program tudja, hogy milyen programmal nyissa meg az adott állományt (pl. az .xlsx-et Excellel, a .pdf-et Acrobat Readerrel stb.)
Kétféle csatolás létezik:
o Fizikai csatolmány adatbázisban. Ekkor a csatolt fájl adatbázisban kerül eltárolásra. Tehát függetlenné válik a helyi mappától. Fontos, hogy a fájl mérete befolyásolja az adatbázisba történő mentés hosszát. Ezért javasoljuk, hogy maximum 1-3 MB legyen a egy fájl mérete.
o Állomány útvonalának csatolása. Ebben az esetben csak a fájl elérési útvonala (pl: c:\dokumentumok\demo.txt) lesz eltárolva. Mappát is lehet csatolni. Ha a helyi mappát átnevezik, vagy törlésre kerül a fájl akkor a program nem lesz képes elérni fájlt.
Tartalmazza az megrendelés fejlécének tartalmát. Ezek az információk nem módosíthatóak.
Oszlopok: – Elkészítési Időbélyeg: a program által létrehozott időpont, amikor az árajánlat elmentésre került – Azonosító: az árajánlat azonosítója pl.: 2015_00012 – Beszállító: akitől az adott tételeket megrendeltük – Beszállító címe: beszállító címe – Készítette: annak a felhasználóknak a neve, aki a megrendelést készítette – Munkaszám: általunk megadott munkaszám – Bejövő szállító levél száma: megrendelt termék szállítólevelének a száma – Szállítási cím: hova szállítsák a megrendelt terméket – Azon: belső azonosító. Nem módosítható. – Raktár: többraktáros módban a raktár megnevezése kerül kiírásra
Megrendelés tétel táblázat (alsó táblázat)
Az alsó táblázatban láthatjuk a Megrendelés Beszállítótól modulban felvitt tételeket.
Oszlopok:
-Megrendelendő termék
-Saját cikkszám
-Mennyiség
-Csomagolási egység
-Beszerzési nettó
–EST : egyedi sorszámú termék
–Bevételezve: megmutatja, hogy bevételeztük-e a megrendelt terméket
–Bevételezési időbélyeg: mikor vételeztük be a terméket
–Bevételező felhasználó: ki vételezte be a terméket
–Bevételezett mennyiség: mennyi lett bevételezve a termékből
–Bevételezési azonosító: bevételezéskor kapott azonosító
–Azon: belső azonosító. Nem módosítható.
–Időbélyeg: a program által létrehozott időbélyeg, amikor az árajánlat sor került.
–Áfa: az áfa kulcs értéke
–Súly: a tétel súlya
–Kép: a termék képe, ha hozzá van rendelve
–Termék azonosító: a termék egyedi azonosítója
Itt lehet visszavételezni egy terméket. A visszavételezés megnöveli a termék mennyiségét.
Mikor lehet szükség visszavételezésre? Ha egy vevő visszahozza az általa megvásárolt termék teljes mennyiségét, vagy csak néhány darabot. Előfordulhat az is, hogy a szállítólevél+számla kiállításakor nagyobb mennyiséget írtunk be, a visszavételezés ilyenkor egy lehetőség korrigálni a mennyiséget. A bevételezéshez, illetve a szállítólevélhez és számlához hasonlóan vissza tudjuk nézni a kiállított visszavételezés számlát. Ha a Visszavételezés ablak Beállítások menüben kivesszük a pipát a Készítsen számlát véglegesítéskor menüpontból, a pénztárban lévő pénz összege változatlan marad; ha ki van pipálva, akkor csökkenti a pénztárban lévő pénz összegét.
Ha a Szállítólevél összes termékét vissza akarjuk vételezni, akkor használjuk inkább a Mozgás böngészés ablakban a Stornózás funkciót!
A visszavételezés az ügyfél kiválasztásával kezdődik.
Kattintson a lenti képre, ha teljes méretben szeretné látni!
Ha kiválasztottuk az ügyfelet, megjelenik a Visszavételezés fő ablak:
Kattintson a lenti képre, ha teljes méretben szeretné látni!
Az ablakban két táblázatot láthatunk:
A felső táblázatban láthatjuk a Termék karbantartás modulban felvitt termékeket. Itt tudjuk kiválasztani, melyik termékből akarunk visszavételezni. Arra figyelni kell, hogy a mennyiség automatikusan 1 darab, ezt utólag kell módosítani, hogy hány darabot vételezünk vissza, vagy az 1 db-os felvitelt a Beállítások menüben vagy az F3 gombbal átállítjuk, és módosítjuk a darabszámot, mielőtt az alsó táblába helyezzük.
Az alsó táblázat a “Kosár”, a betett termékekre vonatkozik a visszavételezés.
A felső táblázatban kiválasztjuk a visszavételezendő terméket
Beírjuk a mennyiséget
Beírjuk a beszerzési nettó árat, vagy bruttó árat (ha egyiket kitöltjük, a másikat kiszámolja a program);
ha szállítólevél alapján vételezünk vissza, ezt automatikusan kitölti a program
A Rendben gombra kattintva hozzáadjuk a kosárhoz
A tétel bekerül az alsó táblázatba (a Kosárba) és folytathatjuk a következő tétellel.
Ha az összes tételt felvittük, kattintsunk a Véglegesít gombra.
Miután rá kattintottunk, felugrik egy ablak, ahol ki kell választanunk, ha több cégünk van, hogy melyik cég vételez vissza. Ha ez meg van, megjelenik a Számla készítés ablak, ahol le tudjuk ellenőrizni, hogy helyes-e a mennyiség, illetve az ár. Ha ezzel is végeztünk, a Véglegesít gombra nyomva véglegesítjük a visszavételezést. A Raktár program automatikusan megnöveli a készletet az adott termékből, és ha ki van pipálva a Készítsen számlát/szállítólevelet véglegesítéskor, akkor ezt a program elvégzi.
Ha sok termékünk van, a fenti táblázatban kereshetünk is.
A Vonalkód gomb lenyomásával az Ügyviteli Rendszer a kereső szövegdobozban vonalkódra keres. Ebben az üzemmódban csak akkor kezdődik el a keresés, ha a vonalkód 13 számjegyű. Be lehet állítani más hosszúságú vonalkódokat is a Beállításokban.
A Megnevezés (vagy, ha az Ügyviteli Rendszer úgy van beállítva, akkor Saját Cikkszám) gomb lenyomásával az Ügyviteli Rendszer Megnevezés, vagy Saját Cikkszám mezőre keres.
A program a Beállításokban beállított érték szerint :
vagy azonnal keres (ha begépeli, hogy “ku”, rögtön ráugrik az első “ku”-val kezdődő tételre)
vagy az Enter gomb lenyomására (ez a beállítás akkor hasznos, ha több ezer termékünk van)
Az Extra keresés gombra kattintva az Ügyviteli Rendszer egy kis kereső ablakot hoz be, mely segítségével bármely adatmezőre kereshetünk, vagy szűrhetünk (akár szótöredékre is). Kattintson ide a részletekért.
Gombok / Menüpontok / Vezérlők
Visszavételezés menü / Beállítások:
Esc Keresésre ugrás.Ráugrik a keresés mezőre. Escape gomb lenyomására is működik.
F3 1db-os felvitel ki és bekapcsolása. Vonalkód olvasó esetében van jelentősége. F3 gomb lenyomására is működik.Ki és be kapcsolja az “Autom. 1 db.felv.” jelölőnégyzetet.
Ha ez ki van pipálva, akkor ha az Ügyviteli Rendszer vonalkód alapján megtalálta a tételt, rögtön beteszi a kosárba 1 darabszámmal. Ha nincs kipipálva, akkor először a Mennyiség adatmezőre ugrik, hogy be tudjuk írni a mennyiséget.
F4 Szállítólevél betöltés. Betölti a kiválasztott ügyfélhez tartozó szállítóleveleket, ezáltal könnyebben ki tudjuk választani a visszavételezni szánt terméket, illetve a program kitölti a hozzá kapcsolódó adatokat automatikusan.
F6 Mennyiség módosítás. F6 gomb lenyomására is működik. Felugrik egy ablak, melybe beírhatjuk a kosár aktuális tételének a mennyiségét.
F8 Tétel Törlés. Kitörli a kosár kijelölt tételét. F8 gomb lenyomására is működik.
Szűrő modul ki vagy bekapcsolása.A felső keresési táblázathoz meg lehet jeleníteni, illetve el lehet rejteni egy szűrő sort, mely segítségével bármilyen adatmezőre lehet szűrni az adatokat.
Visszavételezés menü / Egyéb:
Egyéb menü alatt átugorhatunk a Termék karbantartás pontra kattintva a Termékek ablakra.
A Termék történet alatt a kiválasztott termék történetét nézhetjük meg egy külön felugró ablakban.
Visszavételezés menü / Ablak és Menü:
Ablak és adatrácsok / Az ablak rácsai tulajdonságainak és az ablak pozíciójának mentése. Részletek itt
Ablak és adatrácsok / Az ablak pozíciójának és rácsai eredeti tulajdonságainak visszaállítása. Részletek itt
Menü / Menü mentés
Menü / Menü visszatöltés (elmentett állapotba)
Menü / Menü: visszaállítás az eredeti állapotba
Előnézet gomb: Megjeleníti a visszavételezés nyomtatvány előnézetét. A kosárnak legalább egy terméket tartalmaznia kell.
Bezár gomb: Bezárja a Visszavételezés ablakot. Előtte megkérdezi a felhasználót, hogy valóban be szeretné zárni.
Itt lehet megrendelni beszállítóktól adott termékeket.
A beszállító kiválasztása után, megjelenik egy ablak, mely 4 fő részre osztható: – menü – információ sor (paraméterek) – termék táblázat – kiválasztott termékek (megrendelendő tételek vagy kosár) táblázat.
Kattintson a lenti képre, ha teljes méretben szeretné látni!
Menü: Általános fül
– Nyomtatási előnézet. Ezzel előre meglehet nézni, hogyan fog kinézni az árajánlat
– Nyomtat. Erre a gombra nyomva ki lehet nyomtatni a Megrendelés nyomtatványt.
– Minimum készlet lekérdezés. A kosárba tölti azokat a tételeket, melyek készlete az általunk meghatározott minimum mennyiség alatt van.
– Termék történet. A termék táblázatban (felső táblázat) levő terméket kiválasztva megnézhető az összes mozgása (bevétel, kiadás, leltár adatok stb.).
– Eladás ügyfélnek. A kiválasztott termék (felső táblázat) esetében megnézhető, hogy melyik ügyfélnek mennyiért került kiadásra (eladásra). A szállítólevél is megnézhető. Tehát nem kell megnyitni a mozgások böngészése ablakot, hogy ott nézzük meg i ugyanezt az információt.
– Bevételezés beszállítótól. A kiválasztott termék (felső táblázat) esetében megnézhető, hogy melyik beszállítótól milyen mennyiségben történt bevételezés. Itt megtekinthető a bevételezés nyomtatvány is.
– Egyéb -> Csatolmányok. Lehetőség van az árajánlathoz csatolmányokat rendelni. Ezek lehetnek word, excel, ppt, kép vagy bármilyen egyéb típusú fájlok. A csatolt állományokat később egy kattintással meg lehet nyitni, közvetlenül a programban.
A program tudja, hogy milyen programmal nyissa meg az adott állományt (pl. az .xlsx-et Excellel, a .pdf-et Acrobat Readerrel stb.)
Kétféle csatolás létezik:
o Fizikai csatolmány adatbázisban. Ekkor a csatolt fájl adatbázisban kerül eltárolásra. Tehát függetlenné válik a helyi mappától. Fontos, hogy a fájl mérete befolyásolja az adatbázisba történő mentés hosszát. Ezért javasoljuk, hogy maximum 1-3 MB legyen a egy fájl mérete.
o Állomány útvonalának csatolása. Ebben az esetben csak a fájl elérési útvonala (pl: c:\dokumentumok\demo.txt) lesz eltárolva. Mappát is lehet csatolni. Ha a helyi mappát átnevezik, vagy törlésre kerül a fájl akkor a program nem lesz képes elérni fájlt.
megadható, hogy hova legyen szállítva (Kivitelezési cím)
megadható a munkaszám (Munkaszám)
Mégsem gomb : érvényteleníti az árajánlatot. A felvitt kosár tételek törlésre kerülnek.
Véglegesít gomb:
Véglegesítéskor a kosárban levő tételek elmentésre kerülnek. A program egyedi sorszámot készít az árajánlatnak. Később erre lehet hivatkozni.
Felajánlja, hogy a megrendelést nyomtassuk ki. Lehetséges mindjárt pdf formátumban menteni. Ezt javasoljuk is, mert ezután magát az árajánlatot hozzá tudjuk csatolni például egy e-mailhez.
Ha ezt nem vesszük igénybe, később bármikor újra kinyomtathatjuk.
Felső táblázat (Termék táblázat)
A felső táblázatban láthatjuk aTermék karbantartásmodulban felvitt termékeket.
Tartalmazza:
a termék megnevezését,
cikkszámát,
csomagolási egységét,
EST (egyedi sorszámú termék),
beszerzési árat,
jelenlegi raktárkészletét,
termék minimum készletet,
utolsó beszállítót,
termékazonosítót,
Áfa %-os értékét,
valamint megtekinthető kép (ha van eltárolva a terméknél).
A Termék táblázatban használhatjuk a Navigáló gombsort.Kattinson ide a Navigáló gombsor leírásához. Bármelyik oszlop elrejthető, valamint az oszlop sorrend is átrendezhető.
Alsó táblázat (Kosár táblázat)
A kosár táblázatba úgy tudjuk felvinni a tételeket, ha :
A felső táblázatban a kiválasztott termékre dupla klikkelünk.
Vagy a alsó + gombra klikkelünk.
Minden egyes termék egy új sort fog képviselni az árajánlat tételeiként.
Itt megadható a mennyiség (darabszám) és a beszerzési ár, amely felülírható.
Itt lehet megnézni az ügyfeleknek elkészített ügyfél rendeléseket / foglalásokat. Az ablak következő 3 fő részre osztható: – menü – megrendelés fejléc – kiválasztott termékek (árajánlat tételek vagy kosár) táblázat.
Kattintson a lenti képre, ha teljes méretben szeretné látni!
Menü: Általános fül
– Nyomtatási előnézet. megtekinthető képernyőn a megrendelés tartalma.
– Nyomtat: kinyomtatásra kerül a kiválasztott nyomtatvány.
– Az ár bekapcsolva a nyomtatványon / Az ár bekapcsolva a nyomtatványon : ki és bekapcsolja az árat a nyomtatványon
– Pályaszám: ez egy egyedi nyomtatvány, nem használatos.
– Szerkeszt: betölti az Ügyfél rendelés / foglalás modulba a jelenlegi rendelést, ahol szerkeszteni lehet.
– Szállítólevelet készít azonnal : elkészít egy szállítólevelet a kijelölt megrendelésről és ki is nyomtatja. A szállítólevél levonja a tételek darabszámát a készletről.
– Megrendelés duplikálás:A kiválasztott megrendelésről lehet egy másolatot készíteni. Például, ha ugyanolyan termékeket tartalmazó megrendelést szeretnénk egy másik ügyfélnek is készíteni, akkor célszerű ezt a nyomógombot használni. Ekkor az egész megrendelés betöltődik szerkesztés módba, ahol a kosárban levő terméket, mennyiséget, darabszámot lehet módosítani, törölni, hozzáadni. Ki lehet választani új ügyfelet.
– Egyéb -> Csatolmányok. Lehetőség van az árajánlathoz csatolmányokat rendelni. Ezek lehetnek word, excel, ppt, kép vagy bármilyen egyéb típusú fájlok. A csatolt állományokat később egy kattintással meg lehet nyitni, közvetlenül a programban.
A program tudja, hogy milyen programmal nyissa meg az adott állományt (pl. az .xlsx-et Excellel, a .pdf-et Acrobat Readerrel stb.)
Kétféle csatolás létezik:
o Fizikai csatolmány adatbázisban. Ekkor a csatolt fájl adatbázisban kerül eltárolásra. Tehát függetlenné válik a helyi mappától. Fontos, hogy a fájl mérete befolyásolja az adatbázisba történő mentés hosszát. Ezért javasoljuk, hogy maximum 1-3 MB legyen a egy fájl mérete.
o Állomány útvonalának csatolása. Ebben az esetben csak a fájl elérési útvonala (pl: c:\dokumentumok\demo.txt) lesz eltárolva. Mappát is lehet csatolni. Ha a helyi mappát átnevezik, vagy törlésre kerül a fájl akkor a program nem lesz képes elérni fájlt.
– Egyéb -> Érvénytelenített rendelések mutatása. Leszűri a megrendeléseket úgy, hogy csak az érvénytelenítettek látszódjanak
– Egyéb -> Minden megrendelés mutatása. Törli az “Érvénytelenített rendelések mutatása” szűrést
– Egyéb -> Szállítólevelet megnéz. Megmutatja a kijelölt megrendelésből készített szállítólevél nyomtatvány képét.
– Lista – Ügyfél bevétele és kiadása. Megmutatja a kijelölt megrendelés ügyfeléhez tartozó bevételeket és kiadásokat egy külön ablakban
– Lista – Munkaszám lista (raktár mozgás). Megmutatja a kijelölt megrendelés ügyfeléhez tartozó munkaszámos raktár mozgásokat egy külön ablakban
– Egyedi sorszám – Egyedi kód lista. Megmutatja a kijelölt megrendelés kosárban kijelölt termékéhez tartozó egyedi sorszámokat egy külön ablakban. Csak akkor működik, ha egyedi sorszámos a termék!
– Termék történet. Megmutatja a kijelölt megrendelés kosárban kijelölt termékéhez tartozó történetet egy külön ablakban.
Tartalmazza az árajánlat fejlécének tartalmát. Ezek az információk nem módosíthatóak.
Oszlopok: – Elkészítési Időbélyeg: a program által létrehozott időpont, amikor az árajánlat elmentésre került. Nem módosítható. – Azonosító: az árajánlat azonosítója pl.: 2015_00012. Nem módosítható. – Ügyfél: akinek az árajánlat készült. Nem módosítható. – Készítette: annak a felhasználóknak a neve, aki az árajánlatot készítette. Nem módosítható. – Raktár: többraktáros módban a raktár megnevezése kerül kiírásra. Nem módosítható. – Státusz = Rendés soronként státuszt lehet beállítani legördülő lista segítségével. .Módosítható. – Érvénytelenítve: ha ki van pipálva, akkor a program nem tölti be a Szállítólevél+Számla modulba. .Módosítható. – Munkaszám: Nem módosítható. – Szállítás időpontja. Nem módosítható.
–Szállítólevél. Ha szállítólevél készült a megrendelésből, itt látszik a szállítólevél sorszáma. Nem módosítható. – Megjegyzés. Módosítható. – Azon: belső azonosító. Nem módosítható. – Ügyfél azon: belső azonosító. Nem módosítható.
–Termék név
–Saját cikkszám
–Mennyiség
–Mennyiségi egység. -Összesen. -Egyedi kód.
–Megjegyzés. A tétel megjegyzése -Termék azon. Belső azonosító. Nem módosítható. -Termék Időbélyeg: a program által létrehozott időbélyeg, amikor az árajánlat sor került.
A honlap további használatához a sütikhez hozzá kell járulni. További információ
A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy a "Hozzájárulok" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.
