Az Excel állomány importálása a Crm Rendszer adatbázisába a következő lépésekből áll:
- Az importálandó Excel állomány kiválasztása.
Az Egyéb funkciók ► Excel import gombra kattintva lehet elkezdeni az importálási folyamatot.
A gomb megnyomása után felugrik egy külön (excel-szerű) ablak.
A táblázat felső részében segítséget láthatunk azzal kapcsolatban, hogy milyen adatmezők szerint vihetjük fel az adatokat az importáláshoz.
Kétféle színnel vannak jelölve: vörös és zöld:
– vörös: a CRM-hez tartozó közvetlen adatmezők
– zöld: a címhez tartozó adatmezők (ország, város, kerület, stb.)
Minden adatmező egy szóközzel van elválasztva (pl.: cegadat_cegnev cegadat_adoszam cegadat_vezeteknev , stb.). Ezek közül amelyiket importálni szeretnénk kimásoljuk és behelyezzük a táblázat első sorába.
FONTOS! Pontosan másoljuk ki az adatmező neveket a felső részből. Ha nem pontos a másolás, akkor hibaüzenetet kaphatunk!
A program csak azokat az adatokat fogja importálni, amelyek mi szeretnénk. Így amelyik adatmezőt nem tesszük be a táblázatba, az nem kerül importálásra. A listából bármelyik adatmező felhasználható.Itt van lehetőség egy meglévő Excel-t beimportálni.
“Megnyit” gomb ► kiválasztjuk az excel táblázatunkat, amelyet importálni szeretnénk (vagy kézzel begépelhetjük az adatokat).
Egy előre létrehozott excel fájlunk a következő szerint nézhet ki:
FONTOS! A táblázat első sora mindig az adatmezőket kell tartalmaznia, valamint az első oszlop első sora MINDIG a cegadat_cegnev adatmezőnek kell lennie!
A cegagat_cegnev lehet cégnév és személynév is. Felvihetjük a cégadat után az adószámot, a telefonszámot, a címet, a kontakt személyt, stb. többféle sorrendben.
A táblázatba felvitt cegadat_-tal kezdődő adatmezőbe beírt érték mindig a szoftver megfelelő helyén jelenik meg. Például, ha felviszünk egy címet is az ügyfélhez, akkor az ügyfélnél a megfelelő helyen fog megjelenni (tehát nem a CRM főablakban látjuk, hanem a kiválasztott ügyfél “További adatai”-nál: - Importálás befejezése.A felső sorban található “Rendben” gombbal importálhatjuk a táblázatunkat.
Az adatfrissítés gombbal frissítsük a CRM főablakot. Ezután láthatjuk, hogy az általunk importált ügyfelek megjelentek.
Az Excel import-ban a felhasználók által létrehozott egyedi adatmezői (*-ozott) is importálhatóak. Az Excel import táblázatban az adatmezők között megjelennek a felhasználók által létrehozott egyedi adatmezők is.
…és egy videó az importálás menetéről: