Számlázás: számla készítés

Az alábbi téma a Számlázó programra és a Számviteli bizonylat készítő szoftverre egyaránt vonatkozik, mert hasonlóképpen működnek. 

Számla készítés ablak

Felső gombsor

• Az első ikon az ablak és a rácsok (táblázatok) pozícióját menti el.
• A második ikon az ablak és a rácsok (táblázatok) eredeti (alap) pozícióját (beállítását) állítja vissza.
  Ezáltal a beállított ablak mérete és pozíciója felülírásra kerül az alapbeállítás értékeivel.
• Az Extra keresés gombra kattintva a program egy kis kereső ablakot hoz be, mely segítségével bármely adatmezőre kereshetünk, vagy szűrhetünk (akár szótöredékre is). Kattintson ide a részletekért.
• Logó megjelenítése. Beállítható (pipa), hogy az első eredeti számlán, a második (másolaton). és harmadik (másolaton) nyomtatáskor a megjelenjen-e a céges logó.
  Előnye, hogy spórolni lehet a nyomtató tintával!
• Forró billentyű leírás: Itt jelenik, meg a számlázáskor használható gyors billentyűk listája. Ez szoftver verziótól függően változhat.
• Egyéb funkciók.Tartalma szoftver verziótól függően változhat.
  • Számla nyomtatvány kiválasztása. A szoftver verziótól függően kiválasztható az aktuális számla sablon. Több számla sablon közül választható ki.
    Ha nem látja ezt a menüpontot, akkor vagy az aktuális szoftver nem tartalmazza, vagy külön jogosultsághoz fűződik.
  • Tételek exportálása Excelbe: Számla sorok (tételek) – az alsó táblázat – exportálása excelbe
• Előnézet. A nyomtatás előtt ellenőrizni lehet, hogy a kiválasztott termékek (alsó táblázat) adatai, az ügyfél adatai, fizetés módja (kp, átutalás stb…), dátumok, fejléc és lábléc beállítása rendesen megjelenik. Figyelem! Ebben a nézetben a számlán nem jelenik meg a számla sorszáma.
• Véglegesítés.A program kinyomtatja a számlát. Hasonlóan az előnézethez, szoftver itt is kinyomtatja a számla összes adatát a beállításban megadott számlaformátumnak megfelelően, és a rendszer által generál egyedi sorszámszámmal látja el.
  Ezután a számla böngészésben megjelenik az elkészült számla.
• Mégsem. Ha mégsem szeretnénk elmenteni a számlát, akkor válasszuk ezt a nyomógombot. A szoftver megkérdezi, hogy „Valóban megszakítja a számlázást?”, és ha az igen gombra klikkelünk, akkor a számla nem készül el. Minden bevitt adat eltűnik.

Az ablakban két táblázatot láthatunk

• A felső táblázatban láthatjuk a korábban felvitt termékeket. Itt lehet keresni a termékekben.
  A következő mezőket (oszlopokat) jeleníti meg:
  – Megnevezés: termék megnevezése
  – Eladási ár: termékeladási ára
  – Áfa%: termék áfa kategóriája (pl.: 27)
  – Csom.egys : termék csomagolási típusa, pl.: darab, csomag, kg …
  – Vtsz/Szj: Vámtarifaszám / Szolgáltatási jegyzék száma, ez termékekként megadhatóSzűrés termékre: A „szűrés” esetében csak azon termékek jelennek meg, amelyek tartalmazzák a megadott szó töredéket.Termék kiválasztása:
  – Ha sikerült kiválasztani azon terméket, amelyet számlázni szeretnénk, akkor az ENTER lenyomásával kiválasztásra kerül és megjelenik a számla sorok (tételek) (alsó) táblázatban.
  Az egér dupla klikkre is végrehajtódik a termék kiválasztása.
• Az alsó táblázat a Számla sorok (tételek).
  A számla sorok (tételek) táblázatban megjelenő termékek kerülnek számlázásra.
  
  Számla sorok mezők (oszlopok) megnevezése:
  – Tétel: a termék (fenti) táblázat megnevezése
  – Nettó egységár: a termék eladási ára
  – Mennyiség: Itt lehet megadni a mennyiséget, melynek, alapértelmezett értéke mindig 1.
  – Csom.egys: termék csomagolási egysége (pl.: darab,doboz, kg …)
  – Áfa %: termék áfa kategóriája (pl.: 27)
  – Vtsz/Szj: Vámtarifaszám / Szolgáltatási jegyzék száma, ez termékekként megadható
  – Nettó összeg: Nettó egységár * mennyiség
  – Bruttó összeg: (Nettó egységár * mennyiség) * (1+(Áfa% / 100))
  – Áfa a.m.: Áfa alany mentes.
  
  Kiválasztható, hogy melyik kategóriába tartozik a kiválasztott termék:
  – Alanyi adómentes
  – Áfa mentes
  – Áfa törvény határán kívül
  – Tárgyi adómentes
  – Megjegyzés: megjegyzés adható a kiválasztott termékhezNyomógombok:
  – Pozitív menny. sorok törlése: Kitörli azokat a sorokat, ahol a mennyiség nagyobb, mint 0.
  – Negatív menny. sorok törlése: Kitörli azokat a sorokat, ahol a mennyiség kisebb, mint 0.– „Számolja át az engedményt Enterre” – pipa: Ha begépeljük az engedményt és Entert ütünk, számolja át a Nettó egységáratElrejtett oszlopok:
  – Fordított Áfa%:
  – Eng.% (enter):

Mindkét táblázatban használhatjuk a Navigáló gombsort. Kattinson ide a Navigáló gombsor leírásához.

Jobb oldali rész:

•  Ügyfél kiválasztás.
  Az ablak jobb oldalán megjelenő „Ügyfél kiválasztás” nyomógombra klikkelve megjeleni egy táblázat, amely tartalmazza az ügyfelek adatait:
  – Ügyfél azonosítóját (ez a szoftver által generált egyedi azonosító)
  – Ügyfél nevét
  – Ügyfél címét
  Lehetőség van ebben a táblázatban az „Általános” fülön keresni és szűrni. Az oszlopok átmozgatására, felcserélésére, elrejtésére, valamint a táblázat ablak beállításának elmentésére.Ha sikerült kiválasztani a megfelelő ügyfelet a „Kiválaszt” nyomógombra klikkelve az ügyfél adatai betöltődnek a számla készítés tábla megfelelő mezőibe:
  – Ügyfél neve
  – Ir.szám (irányítószám)
  – Település
  – Kerület
  – Közterület neve
  – Közterület jellege (pl. Utca, Tér stb.)
  – Házszám
  – Épület
  – Lépcsőház
  – Szint
  – Ajtó
  – AdószámA cím ilyen mértékű tagolására a Nav által kötelezővé tett “Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” miatt van szükség.A fenti mezők bármikor módosíthatóak. Ezen adatok kerülnek a számla véglegesítésekor eltárolásra. Véglegesítés után a számla adatai már nem módosíthatóak.
• Rögzítse az ügyfél adatokhoz véglegesítéskor? Kézzel történő kitöltés esetében lehetőség van arra, hogy a „Rögzítse az ügyfél adatokhoz véglegesítéskor? ” mező kiválasztásával (pipa) a szoftver új ügyfélként eltárolja a felvitt adatokat. Ezután már (a következő számlázásnál) az „Ügyfél kiválasztás” nyomógombra klikkelve kiválasztható az ügyfél táblázatból.

• Küldjön részletes e-mailt az ügyfélnek véglegesítéskor?  

  Ha ez a funkció ki van jelölve (pipa), akkor véglegesítéskor (ha a kiválasztott ügyfélnek meg van adva az email címe), az ügyfél kap egy emailt, amely tartalmazza (az elkészült számla adatait)
  – küldő cég nevét (amely megvásárolta a számlázás szoftvert)

  – az ügyfél nevét
  – számlaszámot
  – fizetés módját
  – számla keltét
  – teljesítés időpontját
  – fizetési határidőt
  – bankszámla számát
  – a számlán szereplő termékek táblázatban történő megjelenítését (Megnevezés,Mennyiség,Csom.egység,Nettó egységár,Áfa kulcs, Nettó,Áfa,Bruttó) valamit az összesítést: Nettó, Áfa, Bruttó

  A Fizetés módja lehet:

• – Készpénz
  – Átutalás
  – Bankkártya
  – Utánvét
  – Csop. beszedés (csoportos beszedés)
  
  Bizonyos szoftvereinkben, például Ügyviteli rendszer, van lehetőség saját, ügyfél által definiált fizetési módok alkalmazására.
•  Pénznem és ÁrfolyamPénznem lehet: Forint, Euro, Dollár (ez a megrendelőtől függően változhat, illetve bővíthető is).
  A pénznem és a deviza (Euro és dollár) árfolyamának alap beállítása a Beállítások -> Pénznemek fül alatt lehet tehető meg.
  – Ha a pénznem Forint alapú, akkor az árfolyam szorzója 1.
  – Ha a pénznem nem Forint, akkor a fenti beállítások alap szorzóját alkalmazva a szoftver felteszi a következő kérdést „Át szeretné számoltatni a nettó értékeket xxx devizára az aktuális árfolyam értékkel?” . Itt az xxx a kiválasztott deviza neve „euro” vagy „dollár” jelenik meg. Ha igen a válasz, akkor a számla előnézetében megtekinthető, hogy a kiválasztott devizában, hogy alakulnak az értékek.
  Ha NEM a válasz akkor nem történik semmi! Az árfolyamnak az adott napi forint/deviza érteke is megadható, vagy bármilyen szorzó szám beírható. Az átszámol nyomógombot lenyomva ennek megfélően kerülnek átszámításra a számla tételek értékei. Természetesen bármelyik devizára érvényesíthetőek az árak, és bármikor forint alapúvá is tehető.
• Számla kelte
  A számla kiállításának napja. Alapértelmezett mindig az adott nap dátuma. Ha már van kiállítva több számla, akkor a szoftver nem engedi, hogy az utolsó számla keltének dátumától kisebb dátumot nem enged megadni!
  Vagyis ha az utolsó számla kelte pl.: 2013.07.12, akkor a számla kelte nem lehet ennél kisebb, pl.: 2013.07.11. Ekkor a szoftver jelzi, hogy „A számla kelte sosem lehet korábbi, mint a legutóbbi kiállított számla keltének dátuma! (2013.07.12)”. A zárójel közötti dátum, az utolsó kiállított számla keltének dátuma.
  Begépelhető, vagy felugró naptárból kiválasztható.
• Fizetési határidő
  Az a dátum, amely meghatározza, hogy meddig kell a kiválasztott ügyfélnek a számát rendezni. Ezt a dátumot több feltétel változtathatja!Ha a fizetés módja „Készpénz”, akkor a fizetés határideje megegyezik a számla keltének dátumával.
  Ha a fizetés módja „Átutalás”,
  – ügyfeleknél be lehet állítani, hogy átutalás esetében hány napra fizessen az ügyfél (Ügyfelek -> Fizetési határidő, ez általában 8 nap), amely a számla kelte dátumához hozzáadódik. Ha nincs beállítva az ügyfélnél, akkor a Beállítások -> Általános beállítások -> Általános fizetési határidőt veszi alapul a szoftver. Ha ez nulla (0), akkor a fizetési határidő dátuma megegyezik a számla keltének dátumával.
  Begépelhető, vagy felugró naptárból kiválasztható.
  
• Teljesítés időpontja: az a dátum, amikor a teljesítés a valóságban megtörtént.
  Begépelhető, vagy felugró naptárból kiválasztható.
• Fejléc: ha ez a mező ki van töltve, akkor a számla nyomtatvány tetején jelenik meg a beírt szöveg (amennyiben olyan számla nyomtatványt használ, mely megjeleníti a fejlécet).
  Ki lehet választani a korábban felvitt fejlécekből, de bármikor módosítható, és a felvitt szöveg eltárolódik az aktuális számlában.
  Bővíteni / hozzáadni a Beállítások -> Számla fejlécek oldalon lehetséges.
• Lábléc: ha ez a mező ki van töltve, akkor a számla nyomtatvány alsó részén jelenik meg a beírt szöveg Pl.: „Köszönjük, hogy nálunk vásárolt!”  .
  Ki lehet választani a korábban felvitt láblécekből, de bármikor módosítható, és a felvitt szöveg eltárolódik az aktuális számlában.
  Bővíteni / hozzáadni a Beállítások -> Számla láblécek oldalon lehetséges.