Kategória: Starsoft súgó ügyviteli

Alapok

Itt lehet elkészíteni az ügyfél megrendelést.

Az Ügyfél rendelés két fontos célt szolgál:

• Ha valaki megvásárolta az Ügyviteli Rendszer webáruház modulját, akkor a webáruház megrendelései ide töltődnek le.
• Ha az ügyfél előre megrendel bizonyos termékeket pl. e-mailen, vagy telefonon, akkor itt lehet rögzíteni, majd amikor az ügyfél eljön az áruért, nem kell újra felrögzíteni, csak beemelni a tételeket a Szállítólevél+Számla modulba.

Az ügyfél kiválasztása után, megjelenik egy ablak, mely 4 fő részre osztható:
– menü
– információ sor (paraméterek)
– termek táblázat
– kiválasztott termékek (megrendelés tételek vagy kosár) táblázat.

Kattintson a lenti képre, ha teljes méretben szeretné látni!  

Menü: Általános fül

– Nyomtatási előnézet. Ezzel előre meglehet nézni, hogyan fog kinézni az megrendelés.

– Ár kikapcsolva a nyomtatványon / Ár bekapcsolva a nyomtatványon. Megjeleníti, illetve elrejti a nyomtatványon a tételek árait.

– Nyomtat megrendelést véglegesítéskor / NEM Nyomtat megrendelést véglegesítéskor. Véglegesítéskor kinyomtatja a nyomtatványt, vagy sem, beállítástól függően.

– Termék csoportra szűrés. Egy külön ablakban ki lehet választani azt a termék csoportot, mely termékeit látni szeretnénk a termék táblázatban.

– Összes termék. Az összes termékcsoport összes termékét megmuatja a termék táblázatban.

– Betöltés Árajánlatból. Felajánlja a kiválasztott ügyfél betöltetlen ajánlatait, melyből a kiválasztott ajánlat tételeit beemeli a megrendelés modul kosár táblázatába.

– Kosár ár újraszámolás. A kosár árait visszaállítja az eredetire (mert lehet, hogy közben átírtuk másra).

– Termék kosár beemelés. Felajánlja a kiválasztott korábban névvel elmentett termék kosarakat melyből a kiválasztott kosár tételeit beemeli a megrendelés modul kosár táblázatába.

– Ügyfél csere. Kiválaszthatunk egy másik ügyfelet.

– Egyéb / Egyedi sorszám – Egyedi kód lista. Egyedi sorszámú termék esetén megjeleníti a raktáron levő egyedi sorszámokat.

– Egyéb / Termék történet. A termék táblázatban (felső táblázat) levő terméket kiválasztva megnézhető az összes mozgása (bevétel, kiadás, leltár adatok stb.).

– Egyéb / Termék megrendelései (foglalásai) / Ügyfélenként. Megjeleníti a termék táblázatban kijelölt termék korábbi megrendeléseit.

– Egyéb / Lista – Munkaszám lista (raktár mozgás). Ha ki van töltve a munkaszám, a program megjeleníti azokat a szállítólevél és bevételezés sorokat, melyekben az adott munkaszám szerepelt.

– Egyéb / Fizikai csatolás adatbázisban. A csatolt fájl adatbázisban kerül eltárolásra. Kattintson ide a részletekhez.

– Egyéb / Állomány útvonalának csatolása. A csatolt fájl elérési útvonala kerül eltárolásra. Kattintson ide a részletekhez.

Információs sor

Beállítható, hogy az megrendelésnek:

• mi legyen a szállítási határideje
• mi legyen a  státusza
  (a státuszt a Beállítások / Egyéb beállítások / Parancsok / Törzs adatok alatt lehet bővíteni)
• mi legyen a   megjegyzése
• mi legyen a munkaszáma
  

 – Mégsem gomb : érvényteleníti az megrendelést.A felvitt kosár tételek törlésre kerülnek.

 – Véglegesít gomb:Véglegesítéskor a kosárban levő tételek elmentésre kerülnek. A program egyedi sorszámot készít a megrendelésnek. Később erre lehet hivatkozni.

Felső táblázat (Termék táblázat)

A felső táblázatban láthatjuk a Termék karbantartás modulban felvitt termékeket.

Tartalmazza:

– a termék megnevezését,
– cikkszámát,
– csomagolási egységét,
– jelenlegi raktárkészletét,
– megrendelve (megrendelés alatt levő raktárkészlet),
– szabad készletet,
– végfelhasználói árat,
– Egyedi sorszám?. Ha ki van pipálva, a termék egyedi sorszámú termék, pl.: mobiltelefon 
– Képek. A gombra kattintva megtekinthetjük a termékhez rendelt képeket.

A Termék táblázatban használhatjuk a Navigáló gombsort. Kattinson ide a Navigáló gombsor leírásához.
Bármelyik oszlop elrejthető, valamint az oszlop sorrend is átrendezhető. 

Alsó táblázat (Kosár táblázat)

A kosár táblázatba úgy tudjuk felvinni a tételeket, ha a felső táblázatban a kiválasztott termékre dupla klikkelünk.

Minden egyes termék egy új sort fog képviselni a az megrendelés tételeiként.

Itt megadható a mennyiség (darabszám) és az eladási ár, amely felülírható, valamint az engedmény százalékban.

Ez utóbbi csak az adott termékre vonatkozik. Megadható, az megrendelés bármelyik sorához megjegyzés. Ez utóbbinak a megjelenítése a megrendelés formátumától függ (több megrendelés formátum is van az Ügyviteli programban, melyekből választani lehet).
Az megrendeléseket utólag is meg lehet tekinteni az Megrendelés Böngészés modulban.

 Mozgások Böngészése

Itt lehet megtekinteni a korábban elkészített:
–Szállítóleveleket
-Belső szállítóleveleket
–Bevételezéseket
-Raktárak közti mozgásokat (bevételezést és kiadást) többraktáras verzió esetén
–Vevői visszavételezést
–Összeszereléseket (bevételezést és kiadást) recept modul használata esetén
-Szerviz kiadást, Szerviz program használata esetén

Az ablak következő 3 fő részre osztható:
– menü
– jobb oldali vezérlők
– bizonylat fejléc
– tétel táblázat.

Kattintson a lenti képre, ha teljes méretben szeretné látni!  

Menü

– Mozgás választás : itt lehet kiválasztani, hogy milyen mozgás típust szeretnénk látni. Alapértelmezetten a Kiadás vevőknek (Szállítólevél) van bekapcsolva.
– Megtekintés:  megtekinthető képernyőn a kiválasztott bizonylat fejléc nyomtatvány.
– Másolat : kinyomtat egy példányban egy eredetivel megegyező másolatot. Csak szállítólevél esetén érhető el.
– Megtekintés: kinyomtat az ügyfélnél rögzített példányszámban egy eredetivel megegyező másolatot. Csak szállítólevél esetén érhető el. megtekinthető képernyőn a kiválasztott bizonylat fejléc nyomtatvány.
– Rejtse el az árat a száll. levélen: elrejti a nyomtatványon az árat. Csak szállítólevél  esetén érhető el.
– Csak halasztott fizetés: csak a halasztott fizetésű szállítólevelek látszanak bekapcsolás esetén. Csak szállítólevél esetén érhető el.
– Bezár: bezárja a Mozgások böngészése ablakot.

Jobb oldali vezérlők

– Naptár:  alapértelmezetten mindig az aznapi dátumra mutatja meg a bizonylatokat. Itt lehet kiválasztani egy másik tetszőleges napot, szükség esetén.
– Minden dátum látszik : ha ez be van kapcsolva, nem csak a kiválasztott dátum bizonylatai jelennek meg, hanem az összes  (sok rekord esetén lassú lehet).
– Termék karbantartás: egy kattintással meg lehet hívni a Termék karbantartás funkciót.
– Stornózás: érvényteleníti a bizonylatot úgy, hogy egy új bizonylatot hoz létre, ugyanazokkal a tételekkel, de negatív mennyiséggel. Bevételezés más raktárból és Visszavételezés vevőtől esetében nem érhető el.
– Számlát készít szállítólevélből: Megnyitja a Számla ablakot, melyben automatikusan kitölti a szállítólevél tételeit és az ügyfél adatait. A felhasználó módosíthat a számla adatain véglegesítés előtt.
  Egy szállítólevélről csak egy számlát lehet elkészíteni.Csak szállítólevél esetén érhető el.
– Számlát hozzárendel: a jelenleg kiválasztott szállítólevélhez hozzárendel egy, már elkészített számlát. Akkor van értelme, hogy ha nem szállítólevélből történt a számlázás, hanem szabad szövegű számlából.
Csak szállítólevél  esetén érhető el.

Bizonylat fejléc: (felső táblázat)

Tartalmazza a bizonylat fejlécének tartalmát. Ezek az információk nem módosíthatóak.
A Mozgás böngészés fejléc táblázatot ki lehet exportálni Excelbe, vagy ki lehet nyomtatni nyomtatóra (Egyéb funkciók gomb).

Oszlopok:
– Sorszám: a bizonylat sorszáma.
– Időbélyeg: a program által létrehozott időpont, amikor a bizonylat elmentésre került.
– Vevő : a Vevő, vagy Beszállító neve (attól függően, hogy milyen típusú mozgás).
– Biz.Össz: a bizonylat összege.
– Bizonylatszám: szállítólevél esetén, ha ki van töltve, a szállítólevélből készült számla sorszámát mutatja.
– Munkaszám: a szállítólevél készítéskor rögzített munkaszám.
– Készítő: az a felhasználó, aki a bizonylatot készítette. 
– Stornózott?: jelzi, hogy az aktuális szállítólevelet stornózták-e.
– Belső azon: az adatsor belső azonosítója. 
– Pénznem: az adott pénznem, ha a szállítólevél, vagy a bevételezés nem HUF-ban került kiállításra.
– Árfolyam: az adott árfolyam, ha a szállítólevél, vagy a bevételezés nem HUF-ban került kiállításra.

Tételek táblázat (Alsó táblázat)

A Tételek táblázatot ki lehet exportálni Excelbe, vagy ki lehet nyomtatni nyomtatóra.

Oszlopok:

–Tétel
–Saját cikkszám
–Mennyiség
–Csom.egys.: csomagolási egység.
–Hossz: csak hosszban tárolt terméknél van jelentősége.
–Ár: a tétel nettó egységára
–Összesen: a tétel bruttó összára
–Megjegyzés: a tétel rögzített megjegyzése
–Egyedi sorszám: csak egyedi sorszámú terméknél van jelentősége
–Lejárati dátum: csak sarzs számos  terméknél van jelentősége
–Sarzs szám: csak sarzs számos  terméknél van jelentősége
–Eszköz státusz: a legtöbb esetben nem használatos mező
–Termék osztály: jelzi, hogy a tétel termék, vagy szolgáltatás

Mindkét táblázatban használhatjuk a Navigáló gombsort. Kattinson ide a Navigáló gombsor leírásához.

Bármelyik oszlop elrejthető, valamint az oszlop sorrend is átrendezhető.

Árajánlat Böngészés

Itt lehet megnézni az ügyfeleknek elkészítette árajánlatokat.
Az ablak következő 3 fő részre osztható:
– menü
– árajánlat fejléc
– kiválasztott termékek (árajánlat tételek vagy kosár) táblázat.

Kattintson a lenti képre, ha teljes méretben szeretné látni!  

Menü: Általános fül

– Nyomtatási előnézet. megtekinthető képernyőn az árajánlat tartalma.

– Nyomtat: kinyomtatásra kerül a kiválasztott nyomtatvány.

– Árajánlat duplikálás:A kiválasztott árajánlatról lehet egy másolatot készíteni. Például, ha ugyanolyan termékeket tartalmazó árajánlatot szeretnénk egy másik ügyfélnek is készíteni, akkor célszerű ezt a nyomógombot használni.
Ekkor az egész árajánlat betöltődik szerkesztés módozatba, ahol a kosárban levő terméket, mennyiséget, darabszámot lehet módosítani, törölni, hozzáadni. Ki ehet választani új ügyfelet. 

– Termék történet. A termék táblázatban (felső táblázat) levő terméket kiválasztva megnézhető az összes mozgása (bevétel, kiadás, leltár stb.).

– Eladás ügyfélnek. A kiválasztott termék (felső táblázat) esetében megnézhető, hogy melyik ügyfélnek mennyiért került kiadásra (eladásra). A szállítólevél is megnézhető.
Tehát nem kell elmenni a mozgások böngészéséhez, hogy ott megtudjuk nézni ugyanezt az információt.
– Bevételezés beszállítótól. A kiválasztott termék (felső táblázat) esetében megnézhető, hogy melyik beszállítótól milyen mennyiségben történt meg a bevételezés. Itt megtekinthető a bevételezés nyomtatvány.
– Egyéb -> Csatolmányok. Lehetőség van az árajánlathoz csatolmányokat rendelni. Ezek lehetnek word, excel, ppt, kép vagy bármilyen egyéb típusú fájlok. A csatolt állományokat később egy kattintással meg lehet nyitni, közvetlenül a programban.
A program tudja, hogy milyen programmal nyissa meg az adott állományt (pl. az .xlsx-et Excellel, a .pdf-et Acrobat Readerrel stb.)
Kétféle csatolás létezik:

o Fizikai csatolmány adatbázisban. Ekkor a csatolt fájl adatbázisban kerül eltárolásra. Tehát függetlenné válik a helyi mappától. Fontos, hogy a fájl mérete befolyásolja az adatbázisba történő mentés hosszát. Ezért javasoljuk, hogy maximum 1-3 MB legyen a egy fájl mérete.

o Állomány útvonalának csatolása. Ebben az esetben csak a fájl elérési útvonala (pl: c:\dokumentumok\demo.txt) lesz eltárolva. Mappát is lehet csatolni. Ha a helyi mappát átnevezik, vagy törlésre kerül a fájl akkor a program nem lesz képes elérni fájlt.

Árajánlat fejléc: (felső táblázat)

Tartalmazza az árajánlat fejlécének tartalmát. Ezek az információk nem módosíthatóak.

Oszlopok:
– Elkészítési Időbélyeg: a program által létrehozott időpont, amikor az árajánlat elmentésre került
– Dátum : Az ajánlat dátuma
– Azonosító: az árajánlat azonosítója pl.: 2015_00012
– Ügyfél: akinek az árajánlat készült
– Nettó összeg = Összesen (az árajánlat tételeinek * mennyiséggel)
– Elfogadva: ha ki van pipálva, akkor az árajánlat elfogadásra került
– Készítette: annak a felhasználóknak a neve, aki az árajánlatot készítette
– Ügyfél címe
– Fiz.mód = Fizetés mód: (A) Átutalás , (K) Kp, (U) Utánvét
– Fizetési határidő: csak néhány esetben használjuk
– Fizetési feltétel: pl.: Ha az ügyfél nem tartozik számlával
– Vállalási határidő: az árajánlat érvényességének a határideje
– Paritás: megadható egy 3 betűs fuvarparitás is. A külker ügyletbe fontos tisztázni, hogy kinek a feladata az áru A-ból B-be fuvarozása, és az ezzel kapcsolatos tevékenységek ellátása, megszervezése, továbbá kit terhelnek a különböző kockázatok és költségek. (Az INCOTERMS 2000 tizenhárom klauzulája)
– Paritás leírás: megadható egy pontos leírás, hogyan megy át pl.: a határokon az adott termék
– Szállítási cím
– Szállítási határidő: megadható, hogy az árajánlat elfogadásától hány napra kerül kiszállításra pl.: A megrendelés elfogadásától 2 hét
– Pénzem
– Pénzem árfolyam
– Lábléc: a lábléc szövege, amely megjelenik az árajánlat nyomtatványon is.
– Azon: belső azonosító. Nem módosítható.
– Raktár: többraktáros módban a raktár megnevezése kerül kiírásra
A szerviz modul esetében (ha megvásárlásra, vagy bérlésre került) akkor még a következő oszlopok jelenhetnek meg:
– Betöltve típus: pl.: Szerviz modul
– Betöltve azon: szerviz munkalap azonosítója
– Betöltve felhasználó: az a felhasználó, aki a megrendelés beimportálta a szerviz modulba
– Betöltve időbélyeg: a szerviz modulba történő import időbélyege

Árajánlat tétel táblázat (alsó táblázat)

Az alsó táblázatban láthatjuk az Árajánlat készítés modulban felvitt tételeket.

Oszlopok: 

-Termék megnevezés
-Saját cikkszám
-Mennyiség
-Mennyiségi egység
-Egységár
–Áfa : az áfa kulcs értéke
–Vámtarifa: a tétel vámtarifaszáma
–Eredeti ár: a tétel eredeti ára az eladás pillanatában. Ha nincs ármódosítás, ez megegyezik az Egységár tartalmával.
–Kedvezmény: a kedvezmény értéke százalékban
–Súly: a tétel súlya
–Megjegyzés: a tétel megjegyzése
–Azon: belső azonosító. Nem módosítható.
–Időbélyeg: a program által létrehozott időbélyeg, amikor az árajánlat sor került.

Mindkét táblázatban használhatjuk a Navigáló gombsort. Kattinson ide a Navigáló gombsor leírásához.

Bármelyik oszlop elrejthető, valamint az oszlop sorrend is átrendezhető.

Íme, egy videó az Árajánlat készítő szoftverről: